การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า การลงผลิตงานจนถึงจองเที่ยวจัดส่ง : P-SL-SL03

8 min

วันที่อัพเดท: 02/05/68

จัดทำโดย: มยุรฉัตร บุญศักดิ์ / มยุรฉัตร บุญศักดิ์

อนุมัติโดย: วินัย วัฒนลออสมบุญ / vinai_w

ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้

ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ หัวหน้าแผนก หัวหน้างาน ฝ่ายขาย

วัตถุประสงค์

เพื่อให้การรับความต้องการและเสนอการขายแก่ลูกค้ามีขั้นตอนที่ชัดเจน ตรวจสอบได้ และตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเหมาะสม

ขอบเขต

ครอบคลุมตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อหรือความต้องการจากลูกค้า ไปจนถึงการตรวจสอบความสามารถในการตอบสนอง และการเสนอขายตามประเภทงาน

ผู้รับผิดชอบ

พนักงานขาย
ผู้จัดการฝ่ายขาย
ผู้ช่วยผู้จัดการส่วนการขาย

ขั้นตอนการดำเนินงาน:

การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า รวมถึงการจองเที่ยวส่งสินค้า

1. พนักงานขาย / พนักงาน customer service

กรณีที่ 1: มีสินค้าหรือสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ → ดำเนินการตามขั้นตอนที่ 2
กรณีที่ 2: ไม่มีสินค้า หรือไม่สามารถตอบกลับได้ทันที → ปรึกษาผู้จัดการฝ่ายขายเพื่อหาข้อสรุปก่อนตอบกลับลูกค้า → หากไม่สามารถตอบสนองความต้องการได้ หรือหากลูกค้ายกเลิกการสั่งซื้อ → จัดทำ ใบยกเลิกความต้องการสั่งซื้อของลูกค้า และส่งให้ผู้รับมอบหมายจัดเก็บเอกสาร → เพื่อใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และวางแนวทางการป้องกันในอนาคต

2. พนักงานขาย / พนักงาน customer service

เสนอราคาตาม PRICE LIST และส่วนลด F-SLD-SL03
แจ้งราคาทางวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร (ใบเสนอราคา) ตามความเหมาะสม
ลูกค้าเงินสด:
- ต้องรับชำระเงินก่อนดำเนินการ
- สินค้าสั่งทำ / สั่งซื้อพิเศษ: ต้องชำระเงินมัดจำ ตามเกณฑ์
  - ≤ 10,000 บาท → มัดจำ ≥ 50%
  - 10,001 – 50,000 บาท → มัดจำ ≥ 40%
  - 50,000 บาท → มัดจำ ≥ 30%
- สินค้ามี Stock: ต้องชำระเต็มจำนวนก่อนส่งมอบและก่อนจัดทำใบส่งของ
- หากไม่เป็นไปตามเงื่อนไข ต้อง ขออนุมัติจากผู้มีอำนาจ และอยู่ในความรับผิดชอบร่วมกัน
ลูกค้าเครดิต:
- ต้องมี ใบสั่งซื้อ (PO) หรือเอกสารยืนยันที่ลงนามโดยผู้มีอำนาจ
- ตรวจสอบวงเงินเครดิตก่อนรับงาน
- หากยอดสั่งซื้อเกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติ ต้องขออนุมัติเพิ่มวงเงินจากผู้จัดการฝ่ายขาย
- กรณีมีแบบ: ลูกค้าต้องเซ็นต์ยืนยันแบบหรือยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร → ส่งให้ผู้จัดการฝ่ายขายหรือฝ่ายเทคนิคตรวจแบบก่อนสั่งผลิต
การเปิดเครดิตใหม่/เปลี่ยนแปลงวงเงิน: → ดำเนินการตาม W-SLD-SL05 และต้องได้รับการอนุมัติ

3. พนักงานขาย / พนักงาน customer service

เปิดใบสั่งผลิตในระบบ Fenevision ตาม Workin W-SLD-SL01 วิธีการออกใบสั่งขาย-มัดจำ(ขาย)
แจ้งสถานะงานและนัดลูกค้าหากมารับเอง
จองเที่ยวจัดส่งในระบบ Fenevision ตาม Workin W-SLD-SL03 วิธีการจองรถ เลือกZoneจัดส่ง และการตัดบิล

คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก

1. ผู้มีอำนาจในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า หมายถึง ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากบริษัทให้ตัดสินใจเรื่องการรับความต้องการของลูกค้า ดังนี้

หลักเกณฑ์การตัดสินใจและการเปลี่ยนแปลง	ผู้มีอำนาจอนุมัติ
1.ราคาขายตามPriceList และส่วนลดที่บริษัทกำหนด	ตั้งแต่ระดับพนักงานขายขึ้นไป
2.ราคาขายพิเศษจากPriceList และส่วนลดสำหรับผู้จัดการฝ่ายขายที่บริษัทกำหนด	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
3.ราคาขายพิเศษกว่าราคาขายที่ผู้จัดการฝ่ายขายอนุมัติได้	ผู้ที่ตำแหน่งงานสูงกว่าผู้จัดการฝ่ายขายในส่วนงานขาย(GM/MDตามลำดับ)
4.แบบกระจกงานผลิตหรืองานแปรรูป(งานในส่วน CT Planning)	ผู้จัดการฝ่ายขายหรือ ผช.ผจก.ฝ่ายขายหรือ ผู้จัดการฝ่ายแบบ หรือพนักงานเขียนแบบ CT Planning
5.การขอข้อมูลสินค้าหรือ ขอตัวอย่างสินค้าจากจัดซื้อเพื่อขอ Supplierภายนอก	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
6.อนุมัติใบขอซื้อหรือใบสั่งทำสินค้าสั่งทำแปรรูปทั่วไป (ต้องมีใบสั่งซื้อจากลูกค้า)	ตั้งแต่ระดับผช.ผจก.ฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
7.อนุมัติการขอซื้อสินค้าStockที่มีคำสั่งซื้อ(ต้องมีใบสั่งซื้อจากลูกค้า)	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
8.อนุมัติการขอซื้อสินค้าพิเศษที่ไม่มี Stock	ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
9.อนุมัติจัดส่งสินค้าปริมาณน้อยและยอดขายไม่ถึงเกณฑ์จัดส่ง	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
10.อนุมัติการปล่อยสินค้ากรณีเกินวงเงินเครดิตของลูกค้า*ไม่เกิน10%ของวงเงินที่ลูกค้าได้รับ (เมื่อคิดเป็นจำนวนเงินแล้วต้องไม่เกิน100,000บาท	ผู้จัดการฝ่ายขาย
*ไม่เกิน20%ของวงเงินที่ลูกค้าได้รับ(เมื่อคิดเป็นจำนวนเงินแล้วต้องไม่เกิน200,000บาท	ผู้จัดการทั่วไป(GM)
*ถ้าเกินวงเงินตั้งแต่20%ขึ้นไปของวงเงินที่ลูกค้าได้รับ	ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
11.การระงับวงเงินเครดิตลูกค้า	ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
12.อนุมัติขอใช้สินค้าเร่งด่วนเพื่อให้ QCปล่อยสินค้าNCP	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
13.อนุมัติการแก้ไขชิ้นงานเดิมที่รับเคลมจากลูกค้า (จากความผิดพลาดของบริษัทฯ)	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
14.อนุมัติการแก้ไขชิ้นงานเดิมที่รับเคลมจากลูกค้า (ไม่ได้เกิดความผิดพลาดจากบริษัทฯ)	ผู้จัดการทั่วไป(GM)/ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
15.อนุมัติเปลี่ยนแปลงงานสั่งทำที่ลงงานไปแล้ว (ยังไม่เกิดความเสียหายกับบริษัทฯ)	ตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่ายขายขึ้นไปในส่วนงานขาย
16.อนุมัติเปลี่ยนแปลงงานสั่งทำที่ลงงานไปแล้ว (เกิดความเสียหายกับบริษัทฯแล้ว)	ผู้จัดการทั่วไป(GM)/ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
17.อนุมัติการลดหนี้-รับคืนสินค้า ยอดเงินที่ต้องการลดหนี้ไม่เกิน 5,000 บาท ยอดเงินที่ต้องการลดหนี้ไม่เกิน 10,000 บาท-- ยอดเงินที่ต้องการลดหนี้ไม่เกิน 50,000 บาท ยอดเงินที่ต้องการลดหนี้ตั้งแต่ 50,001 บาท ขึ้นไป	ผช.ผจก.ฝ่ายขาย ผจก.ฝ่ายขาย ผู้จัดการทั่วไป(GM) คุณวิพรเป็นผู้อนุมัติ โดย ผ่านการพิจารณาข้อมูลจากคุณวินัยก่อน
18.อนุมัติการจัดสินค้าก่อน/ลงผลิตก่อนลูกค้าชำระเงินมัดจำ ค่าสินค้ายอดเงินรวม ไม่เกิน 20,000 บาท ค่าสินค้ายอดเงินรวม ไม่เกิน 50,000 บาท ค่าสินค้ายอดเงินรวม ตั้งแต่ 50,001 บาท ขึ้นไป	ผจก.ฝ่ายขาย ผู้จัดการทั่วไป(GM) ผู้จัดการส่วนการขาย(MD)
19.อนุมัติสั่งผลิตใหม่กรณีที่ลูกค้าคืนสินค้าที่ตรวจสอบแล้วไม่พบข้อผิดพลาดหรืออยู่ในค่ามาตรฐานการตรวจสอบ	ผู้จัดการทั่วไป(GM)/ผู้จัดการส่วนการขาย (MD)ตามลำดับ
20.อนุมัติใบเสนอราคา ฝ่ายขาย Storefront ยอดเสนอราคามูลค่าเกิน 50,000 บาท ฝ่ายขาย TYK IN ยอดเสนอราคามูลค่าเกิน 50,000 บาท ฝ่ายขาย TYK X ยอดเสนอราคามูลค่าเกิน 50,000 บาท	ผู้จัดการฝ่ายขาย Storefront ผู้จัดการฝ่ายขาย TYK IN ผู้จัดการฝ่ายขาย TYK X ผู้จัดการทั่วไป(GM)/ผู้จัดการส่วนการขาย(MD) ตามลำดับ แต่ถ้าหากยอดเสนอราคาต่ำกว่าที่กำหนดไว้ ผช./ ผจก.ฝ่ายขายสามารถอนุมัติได้ตามลำดับ

***การอนุมัติงานโดยไม่มีเหตุผลอันสมควรผู้อนุมัติจะต้องมีส่วนในความรับผิดชอบความเสียหายที่เกิดขึ้นครึ่งหนึ่งของมูลค่าสินค้าหรือ ไม่เกิน 25,000บาทต่อคำสั่งซื้อ (เฉลี่ยความรับผิดชอบตามสายงานโดยผู้จัดการส่วนการขาย(MD)จะพิจารณาเป็นกรณีไป 2.โปรแกรม Fenevision หมายถึงโปรแกรมที่ใช้ในส่วนการขายสินค้า ได้แก่ การเปิดใบเสนอราคา,การเปิดใบสั่งผลิต และการจัดส่ง เป็นต้น

3.โปรแกรม odoo หมายถึง โปรแกรมที่ใช้ในส่วนการขายสินค้าประเภท อลูมิเนียม และ อุปกรณ์เท่านั้น และ CRM คือส่วนที่ใช้ดูข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า,ดูข้อมูลการติดตามงานลูกค้าที่ผ่านมา ซึ่งต้องทำการบันทึกข้อมูลการติดตามลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

4.ใบสั่งผลิต(F-SLD-CT05) หมายถึง เอกสารที่สั่งงานเข้าไปโรงงานเพื่อดำเนินการผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อของลูกค้า

5.Pricelist หมายถึง ใบชี้แจงราคาขายผลิตภัณฑ์ เป็นใบราคาที่บริษัทกำหนด 6.สินค้าค้างส่ง หมายถึง สินค้าที่สั่งทำหรือแปรรูปหรือจัดเตรียมให้ลูกค้าแล้วลูกค้าไม่มารับสินค้าเกิน 15 วัน (นับจากวันที่ถึงกำหนดรับ)ทั้งนี้รวมถึงสินค้าที่จัดเตรียมแล้วลูกค้าไม่ยอมรับเพราะไม่ตรงตามความต้องการของลูกค้าซึ่งเกิดจากลูกค้าสั่งซื้อผิดหรือพนักงานขายสั่งงานผิด

7.ใบเสนอราคา หมายถึง ใบราคาที่นำเสนอลูกค้าเกี่ยวกับรายละเอียดสินค้า,ราคาขาย,เงื่อนไขของสินค้า,เงื่อนไขการขาย,เงื่อนไขการชำระเงิน และเงื่อนไขการส่งมอบเพื่อส่งให้ลูกค้าพิจารณาการสั่งซื้อและยืนยันกลับมายังบริษัทฯ โดยจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติใบเสนอราคาโดยผู้ที่มีอำนาจทุกครั้งก่อนนำเสนอลูกค้า

หมายเหตุ : 2-10-2566 - แจ้งกำหนดปริมาณลงงาน 15 มม.ใส TP

กำหนดขั้นต่ำตั้งแต่ 100 ตารางฟุต/การลงงาน แต่ละครั้ง
กรณีที่ปริมาณต่ำกว่านี้ให้ ขออนุมัติพร้อมเหตุผลเหมาะสม โดยดูเป็นงานๆไป

8.การจองเที่ยวส่งสินค้า คือ พนักงานขายหรือพนักงานภายในบริษัทฯผู้ที่ต้องการใช้บริการการขนส่ง เช่น ส่งสินค้าให้ลูกค้า,ขนส่งสินค้าระหว่างคลังของบริษัทฯ,รับของที่Supplier เป็นต้น บันทึกการจองเที่ยวขนส่ง เพื่อการวางแผนงานของแผนกจัดส่ง จะต้องมีการจองเที่ยวล่วงหน้าหรือจองตามที่ตกลงกันไว้ใน Fenevision 9.เอกสารที่ใช้ในกระบวนการสั่งผลิตชิ้นงาน สามารถแบ่งประเภทเอกสารที่ใช้ตามตารางดังต่อไปนี้

กระบวนการสั่งผลิต	ใบคำขออนุมัติผลิต	ผู้อนุมัติใบคำขอผลิต
สั่งขายตามปกติ	SO ใบสั่งขาย (F-SL-CT05)	เฉพาะ SO ตั้งแต่ ผช.ผจก.ฝ่ายขายขึ้นไป
ขอเปลี่ยนแปลงข้อตกลงการสั่งซื้อของลูกค้า	ใบขอเปลี่ยนแปลงข้อตกลงการสั่งซื้อ(F-SLD-SL31 REV2)	ตั้งแต่ ผช.ผจก.ฝ่ายขายขึ้นไป
ใบเสนอราคาสินค้า	ใบเสนอราคาสินค้า (F-SL-CT02)	ตั้งแต่ ผช.ผจก.ฝ่ายขายขึ้นไป