การบริหารทั่วไป : P-AM-GE01
วันที่อัพเดท: 23/06/2563
จัดทำโดย: คุณกฤษฎา อุ่นคำ /kijsada
อนุมัติโดย: คุณจันทร์สุนีย์ แสงอยู่ / Junsunee Saengyoo
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานแผนกบริหารทั่วไป และผู้ที่เกี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เพื่อเป็นขั้นตอนให้การปฎิบัติงานของแผนกบริหารทั่วไปเป็นอย่างเรียบร้อย
แผนการทำงานของแผนกบริหารทั่วไป
งานที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลปฎิบัติให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งมีงานประจำทั่วไปดังนี้
- งานควบคุมดูแลสถานที่ที่เป็นพื้นที่ส่วนกลางทั้งหมด
- งานควบคุมดูแลการรักษาความปลอดภัยในบริษัทฯ ( รปภ.)
- งานดูแลระบบสาธารณูปโภคต่างๆ ได้แก่ น้ำดื่ม ห้องน้ำ โรงอาหารและอื่น ๆ ที่จำเป็น
- งานจัดการ คัดแยก จำหน่าย กำจัด เศษวัสดุเหลือใช้ / ขยะจากโรงงาน สำนักงาน
- งานดูแลสภาพแวดล้อมที่ดี และเสริมสร้างทัศนียภาพอันสวยงาม
- งานติดต่อราชการ หน่วยงานต่างๆ การต่ออายุ หนังสือสำคัญ ใบอนุญาต
- การจัดทำกิจกรรมเสริมต่างๆ ตามที่ราชการกำหนด
- ดูแลงานที่ปฎิบัติตามแนวทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎหมายด้านสิ่งแวดล้อม กฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- การจัดการทำระบบการจัดการกับสารเคมีอันตราย
- งานควบคุมดูแลให้มีการจัดการซ่อมสร้าง บำรุงรักษา จัดหา ด้านสาธารณปโภคที่จำเป็น
- การจัดหา-จัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ใช้ในสำนักงาน การเบิกจ่าย การจัดทำสต๊อก
ขั้นตอนการทำงาน
A. ขั้นตอนการดำเนินงาน
หน.แผนกบริหารทัั่วไปและพนง.ธุรการ ดำเนินการทำตามแผนการทำงาน และ ดูแลตรวจสอบการทำงานของแผนกให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย
- ทะเบียนการจัดเก็บและกำจัดเศษวัสดุเหลือใช้ F-AM-GE01 เดือนละ 1ครั้ง
- แบบประเมินความเรียบร้อยของถนน-ทางเดินฯ F-AM-GE02 อาทิตย์ละ 1 ครั้ง
- แบบประเมินการปฎิบัติงานของ รปภ. F-AM-GE03 เดือนละ 2 ครั้ง
- บันทึกการล้างเครื่องกรองน้ำ F-AM-GE04 (ตามรอบระยะเปลี่ยนไส้กรอง)
- แบบประเมินความเรียบร้อยของห้องน้ำ F-AM-GE05 อาทิตย์ละ 2 ครั้ง
- แบบประเมินความเรียบร้อยของโรงอาหารฯ F-AM-GE06 อาทิตย์ละ 1 ครั้ง
- บันทึกการปฎิบัติงานแผนกบริหารทั่วไป F-AM-GE07 เดือนละ 1 ครั้ง
- บันทึกใบขออนุญาตหน่วยงานภายนอก F-AM-GE12 ทุกครั้งทีีี่มีการดำเนินการ
- แบบประเมินการดูแลความสะอาดของสำนักงาน F-AM-GE13 อาทิตย์ละ 1 ครั้ง
- แบบประเมินความเรียบร้อยของพื้นที่โรงเก็บวัสดุ F-AM-GE14 อาทิตย์ละ 1 ครั้ง
B. การซ่อมแซมและบำรุงรักษา
- พนง.ธุรการฯทำการตรวจเช็ดพื้นที่ในความรัับผิดชอบ พบจุดที่ชำรุดหรือได้รับแจ้งให้ทำการซ่อมแซมให้เรียบร้อย
- กรณีไม่สามารถซ่อมแซมได้ให้เขียนใบแจ้งซ่อมฯ F-PD-MT01 ส่งให้กับแผนกซ่อมบำรุงดำเนินการต่อไป
- กรณีต้องซื้่ออุปกรณ์ซ่อมเร่งด่วนให้ พนง.ธุรการฯ เขียนเบิกเงินสดทดลอง
- พนง.ธุรการฯ ติดตามผลการดำเนินการ สรุปผล บันทึกลงในแบบฟอร์มบันทึกการปฎิบัติงานแผนกบริหารทั่วไป F-AM-GE07
C. การควบคุมกำจัดขยะทั่วไป ขยะจากโรงงาน และขยะอันตราย
- ขยะทั่วไป แม่บ้านพ่อบ้านจัดเก็บขยะประจำวันคัดแยกขยะที่สามารถขายได้ออกจากขยะอื่นๆ ขยะที่ขายได้นำไปจัดเก็บไว้ที่โรงเก็บเศษวัสดุ ขยะอื่นๆจัดเก็บขยะใส่ถุงดำมัดให้เรียบร้อย นำไปทิ้งในถังขยะของเทศบาล
- เศษกระจกจากการผลิต พนักงานผลิตจะคัดแยกทิ้งตามประเภทของกระจก ได้แก่ กระจกใส กระจกผสม กระจกขยะ(ขายไม่ได้ เช่น ลามิเนท สี เงิน ) นำไปไว้จุดทิ้งเศษกระจก เพื่อรอการจำหน่าย
- เศษวัสดุอุปกรณ์ที่เหลือจากการผลิต เช่น เศษฟิล์มลามิเนท กระดาษรองกระจก เศษไม้ลัง พนักงานผลิตทำการคัดแยก นำไปจัดเก็บในพื้นที่กำหนดไว้ เพื่อรอการจำหน่าย
- ขยะอันตรายจากโรงงาน เช่น กระป๋องสี น้ำสี แยกนำมาจัดเก็บในพื้นที่สำหรับขยะอันตรายโดยเฉพาะ รอให้ผู้รับกำจัดมานำไปทำลายตามกฎหมายกำหนดไว้
- ขี้กระจกจากการเจียรเจาะบากกระจก พนักงานผลิตจัดเก็บรวบรวมในภาชนะที่เตรียมไว้ แล้วนำไปทิ้งในที่ฝังกลบที่จัดเตรียมไว้
- บันทึกการจัดเก็บขยะใน ทะเบียบการจัดเก็บและกำจัดเศษวัสดุเหลือใช้ เดือนละ 1ครั้ง
D. การควบคุมการเบิกจ่าย จัดหาวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน/แม่บ้าน
- การเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์ เบิกได้วันจันทร์ พุธ ศุกร์ เพื่อความสะดวกของผู้ปฎิบัติงาน กรณีเบิกในวันอืี่นๆ พิจารณาตามความเหมาะสม ความเร่งด่วน หรือมีผลกระทบกับการทำงาน
- การเบิกวัสดุอุปกรณ์ ให้เขียนใบเบิกวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน F-AM-GE09 ส่งให้กับผู้จัดการต้นสังกัดอนุมัติ กรณีเบิกวัสดุอุปกรณ์ที่ไม่มีในสต๊อก เช่น โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องใช้ไฟฟ้า จะต้องมีเอกสารmamoขอซื้อ ระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ เพื่อให้แผนกบริหารทั่วไป ทำการจัดซื้อตามขั้นตอน
- การจ่ายวัสดุอุปกรณ์ พนักงานธุรการฯ ตรวจสอบความถูกต้องของใบเบิกฯ ทำการจ่ายวัสดุอุปกรณ์พร้อมรับคืนซากอุปกรณ์ดังกล่าว และ ทำการตัดสต๊อกในระบบเอนวิชั่นในแต่ละวัน
- การสัั่งซื้อวัสดุอุปกรณ์ ให้เขียนใบขอซื้อแนบข้อมูล ส่งให้ผจก.ฝ่ายบุคคลฯ พิจารณาอนุมัติ และดำเนินการตามขั้่นตอนการจัดซื้อ
- การรับเข้าวัสดุอุปกรณ์ ให้ตรวจสอบรายการ จำนวน ราคาให้ถูกต้อง ลงชื่อรับและคีย์รับเข้าในระบบเอนวิชั่น
- การตรวจนับสต๊อกวัสดุอุปกรณ์ จะตรวจนับเดือนละ 1 ครั้งร่วมกับแผนกบัญชี F-AC-AD02
F. การจัดจำหน่วยเศษวัสดุเหลือใช้จากโรงงาน สำนักงาน
- พนง.ธุรการฯ จัดหาผู้รับซื้อเศษวัสดุเหลือเข้ามารับซื้อโดยพิจารณาจากราคารับซื้อสูงที่สุด และจััดทำทะเบียนผู้รับซื้อเศษวัสดุเหลือใช้ F-AM-GE10 ส่งให้ผจก.ฝ่ายอนุมัติ
- พนง.ธุรการฯ ตรวจสอบเศษวัสดุที่จัดเก็บคัดแยกไว้ได้ตามปริมาณที่กำหนด ให้ติดต่อผู้ซื้อเข้ามารับซื้อ ดังนี้
- เศษวัสดุทั่วไป ได้แก่ กระดาษ เศษเหล็ก พลาสติก กระป่องส่ี เมื่อมีปริมาณรวมกันได้ 1 คันรถกระบะ
- เศษกระจกชนิดต่างๆ อย่างน้อยอาทิตย์ละ 2 วัน หรือโทรแจ้งให้เข้ามาเมื่อมีเศษกระจกมีจำนวมมาก
- เศษฟิล์มลามิเนท เมื่อมีปริมาณได้จำนวน 1 คันกระบะ
- น้ำสี(สารเคมีอันตรายการผลิต) เมื่อมีปริมาณจำนวน 8-14 ถัง200ลิตร
- เศษไม้ลัง เมีื่อมีปริมาณได้จำนวน 1 คันรถกระบะ
- พนักงานธุรการฯ ตรวจสอบการขายเศษวัดสุ การแยกประเภท ชั่งน้ำหนัก นับจำนวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว จัดทำใบขออนุญาตนำสิ่งของ/ทรัพย์สินออกนอกโรงงาน F-AM-GE10 ระบุรายการ จำนวน ราคา ส่งให้หน.แผนก/ผจก.ฝ่าย ตรวจสอบและอนุมัติ กรณีราคาเปลี่ยนแปลงจะต้องแจ้งผจก.รับทราบก่อน
- นำใบขออนุญาตนำสิ่งของฯ ให้กับผู้รับซื้่อต้องไปจ่ายเงินที่แผนกบัญชีเท่านั้น
- พนง.ธุรการ บันทึกรายการขายในทะเบียนการจัดเก็บและกำจัดเศษวัสดุเหลือใช้ F-AM-GE01 ส่งให้หน.แผนก/ผจก.ฝ่ายอนุมัติ เดือนละ 1 ครั้ง
G. การดำเนินการขอใบอนุญาต/ต่อใบอนุญาต/ยกเลิกเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกันหน่วยงานภายนอก/ราชการ
- พนง.ธุรการฯ จัดทำข้อมูลการขออนุญาตต่างๆ ของบริษัท ลงในบันทึกใบขออนุญาตหน่วยงานภายนอก F-AM-GE12 ทำการตรวจสอบ จัดเตรียมเอกสาร ค่าใช้จ่ายส่งให้ผจก.ฝ่าย อนุมัติล่วงหน้าก่อนครบกำหนด
- พนง.ธุรการฯ ดำเนิินการขอ/ต่อ/ยกเลิกเอกสารเรียบร้อยแล้ว นำข้อมูลมาลงบันทึกใบขออนุญาตฯ จัดเก็บเอกสารใบอนุญาต ถ้าเอกสารมีความเกี่ยวข้องกับแผนกอื่ีนให้ทำการเอกสาร/สำเนาเอกสารให้
การขอสำเนาเอกสาร
ผู้จัดการฝ่าย “ประวัติการขอสำเนา”
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
F-AM-GE01: ทะเบียนการจัดเก็บ และกำจัดเศษวัสดุเหลือใช้
F-AM-GE02: แบบประเมินความเรียบร้อยของถนน-ทางเดิน/สวน/พื้นที่ส่วนกลางรอบนอก
F-AM-GE03: แบบประเมินการปฎิบัติงานของ รปภ.
F-AM-GE04: บันทึกการล้างเครื่องกรองน้ำ
F-AM-GE05: แบบประเมินความเรียบร้อยของห้องน้ำ
F-AM-GE06: แบบประเมินความเรียบร้อยของโรงอาหาร/ผู้ขายสินค้า
F-AM-GE07: บันทึกการปฎิบัติงานแผนกบริหารทั่วไป
F-AM-GE08: บันทึกภายใน(memo)
F-AM-GE09: ใบเบิกวัสดุ-อุปกรณ์สำนักงาน
F-AM-GE10: ใบขออนุญาตนำสิ่งของ/ทรัพย์สินออกนอกโรงงาน
F-AM-GE11: ทะเบียนผู้รับซื้อเศษวัสดุ
F-AM-GE12: บันทึกใบขออนุญาตหน่วยงานภานนอก/ราชการ
F-AM-GE13: แบบประเมินการดูแลความสะอาดของสำนักงาน
F-AM-GR14: แบบประเมินความเรียบร้อยของพื้นที่โรงเก็บวัสดุ
F-PD-MT01: ใบแจ้งซ่อมสร้าง
P-PC-PC02: การจัดซื้อจัดจ้างวัสดุอุปกรณ์อื่นๆ
F-AC-AD01: รายงานตรวจนับวัสดุสิ้นเปลือง
โปรแกรม Enpro: ใบขอนุมัติสั่งซื้อ/ใบรับสินค้าเข้าคลัง