From :P-QM-DC02
4 min
วันที่อัพเดท: (02/05/2568)
จัดทำโดย: คุณพจณี นิ่มนวล / พจณี
อนุมัติโดย: คุณวิโรจน์ ตั้งปริมณฑล / Wiroj Tang
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานทุกคนในบริษัทฯ
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เพื่อให้แบบฟอร์มต่างๆในบริษัทฯ มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และติดตาม ตรวจสอบได้
คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก
- Form หมายถึง แบบฟอร์มที่ได้รับการบันทึกข้อมูลต่างๆ ในบริษัทฯ เช่นบันทึกการฝึกอบรม บันทึกการตรวจสอบคุณภาพกระจก ใบลา ซึ่งเป็นเอกสารที่พนักงานจะต้องกรอกข้อมูล
- อายุกาารจัดเก็บ เนื่องจากฟอร์มเป็นเอกสารที่มีการสร้างใหม่อยู่ทุกวัน ทางบริษัทฯจึงต้องมีการกำหนดอายุการจัดเก็บฟอร์ม โดย ผจก.ฝ่าย หรือหน.แผนก จะต้องพิจารณาดูว่าฟอร์มนั้นๆ เราต้องเก็บประวัติไว้นานแค่ไหน (อย่างน้อย 1 ปี) ที่จะเพียงพอต่อการสืบค้น หรือนำกลับมาใช้เมื่อเราต้องการจะหาข้อมูลได้ โดยทุกฟอร์ม จะมีการระบุอายุจัดเก็บไว้
- แบบฟอร์ม Online สมัยนี้เรามี workflow ใหม่ๆที่เพิ่มความสะดวกในการเก็บและค้นหาข้อมูล โดยข้อมูลจำนวนมากที่เราบันทึกผ่านฟอร์ม (ในหน้าเว็บหรือโปรแกรมเฉพาะทาง) เราอาจจะไม่ต้องพิมพ์ออกมา เพราะข้อมูลที่เราคีย์จะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว ซึ่งเวลาที่พูดถึงแบบฟอร์ม Online ไม่ได้หมายถึงเฉพาะหน้าที่คีย์นะ แต่ครอบคลุมถึงชุดข้อมูลที่เราคีย์เข้าไปด้วย ไม่ว่าจะเป็นใน server, google sheet, mac-5, enpro ข้อมูลพวกนี้ถือว่าครอบคลุมอยู่ในหัวข้อนี้ รวมถึงอายุการจัดเก็บก็ครอบคลุมถึงชุดข้อมูลที่คีย์ online ไว้ด้วยเช่นกัน
- Form ที่ได้รับจากภายนอก เช่น ใบรับรองคุณภาพต่างๆ ผลการตรวจเครื่องมือวัด ฯลฯ พวกนี้ก็ต้องได้รับการควบคุม โดยมีการระบุอายุการจัดเก็บตามความเหมาะสม และแยก Form ที่ครบอายุการจัดเก็บแล้ว อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดยรวบรวมในปีถัดไปจากที่เขียนอายุการจัดเก็บ และสามารถให้ลูกค้า / ตัวแทนลูกค้า ตรวจสอบได้ ตามข้อตกลงหรือไม่มีข้อตกลงระหว่างกัน
ขั้นตอนการทำงาน
- พนักงานที่เกี่ยวข้อง กำหนดผู้รับผิดชอบ พื้นที่จัดเก็บ วิธีการจัดเก็บ ระยะเวลาในการจัดเก็บ การอนุมัติทำลาย แบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้งาน ลงในแบบฟอร์ม F-QM-RC01 โดยเข้าถึงผ่านเว็บ https://tykgroup.info/
- เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ส่งไฟล์ดังกล่าว ผ่านช่องทางการสื่อสารของบริษัทฯ ส่งให้ผู้จัดการฝ่านนั้นๆ ทราบ เพื่ออนุมัติ
- เมื่ออนุมัติแล้ว จัดเก็บไฟล์ และหรือ Paper ไว้ในพื้นที่ ที่สามารถหยิบ ค้นหา ได้ง่ายรวดเร็ว
- เมื่่อถึงกำหนดระยะเวลาที่จัดเก็บ Form ของแผนก/ฝ่ายนั้นแล้ว ให้เขียนใบขอทำลายเอกสาร F-QM-RC02 และนำส่งให้ผู้จัดการฝ่ายของท่านรับทราบ อนุมัติ
- ทำลาย Form ที่อนุมัติ พร้อมจัดเก็บ F-QM-RC02 ไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงตามระยะเวลาที่จัดเก็บ ต่อไป
หมายเหตุ การลงบันทึกระยะเวลาในการจัดเก็บแบบฟอร์มและการขออนุมัติเพื่อขอทำลายเอกสาร ให้บันทึกเฉพาะแบบฟอร์ม Paper ที่มีการบันทึกคุณภาพ กรณีที่แบบฟอร์มอยู่ใน แบบฟอร์ม Online ไม่ต้องบันทึกระยะเวลาการจัดเก็บและระยะเวลาการทำลาย
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
การขอสำเนาเอกสาร
ผู้จัดการฝ่าย “ประวัติการขอสำเนา”