ระบบเอกสาร :P-QM-DC01
11 min
วันที่อัพเดท: (02/05/2568)
จัดทำโดย: คุณพจณี นิ่มนวล / พจณี อนุมัติโดย: คุณวิโรจน์ ตั้งปริมณฑล / Wiroj Tang
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานทุกคนในบริษัทฯ
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เราวางระบบนี้เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานต่างๆในองค์กร มีการจัดทำและจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยเน้นลดการใช้กระดาษ แต่ยังคงมีการบันทึกประวัติการอัพเดท วันเวลาที่จัดทำ และข้อมูลการอนุมัติ
คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก
- ระบบ Knowledge Base เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารความรู้องค์กรต่างๆ ผ่าน App เฉพาะทางที่เข้าถึงได้ผ่านหน้าเว็บไซท์ archbee.io โดยระบบนี้ครอบคลุมถึงความรู้ภายในองค์กรที่รวบรวมไว้ในที่เดียวเพื่อให้พนักงานเข้ามาศึกษาได้ รวมทั้งความรู้ที่เกิดจากการทำงานที่ผ่านๆมา ถ้าดูแล้วน่าจะเป็นประโยชน์ก็ควรจะรวบรวมไว้ใน Knowledge Base ทั้งหมด เพราะถ้าเก็บไว้ที่แผนกหรือบุคคลอาจจะกระจัดกระจายแล้วก็จะเลือนหายไปได้
- Doc Space คือหัวข้อเรื่องใหญ่ที่เราจะเก็บเป็น Knowledge Base ไว้ อย่างเช่นระบบงานของบริษัท (Documentation) / ความรู้สะสม (Knowledge Base) อันนี้ถือว่าเป็น Doc Space ซึ่งแต่ละ Space ก็จะมีเอกสารต่างๆเก็บไว้ข้างในเป็นหมวดหมู่ต่อไปอีกที
- Document ชื่อก็บอกแล้วว่าหมายถึงเอกสาร ก็คือเอกสารแต่ละอันที่สร้างอยู่ภายใต้ Doc Space อีกที แต่ละ Doc Space จะมีเอกสารกี่เรื่องก็ได้ และเรายังสร้างเอกสารย่อยให้อยู่ภายใต้เอกสารแต่ละตัวลงไปได้อีก เป็นระดับชั้นลงไปเรื่อยๆ
เอกสารย่อยอยู่ภายใต้เอกสารอื่นได้
- Writer: ผู้มีสิทธิ์เขียนเอกสาร จะได้รับสิทธิ์ในการเขียนผ่านระบบ App ของ Archbee.io (ป้องกันสิทธิ์การเข้าถึงด้วย User Name และ Password)
- Reader: ผู้มีสิทธิ์อ่านเอกสาร ได้รับสิทธิ์อ่านเอกสารผ่านระบบ Extranet ที่ต้องล็อคอินเข้าเว็บไซท์ https://tykgroup.info/login/ ก่อนจึงจะเข้าไปอ่านเอกสารได้
- เอกสารควบคุมสำเนา: เป็นการกำหนดให้เอกสารต่างๆในระบบเป็นแบบอ่านอย่างเดียวและผู้อ่านจะได้อ่านเอกสารที่มีการอัพเดทเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ โดยสามารถอ่านจากเว็บ Extranet ส่วนการขอสำเนา การแก้ไขหรือยกเลิกเอกสาร จะต้องมีการขอผ่านระบบ Knowledge Base โดยต้องทำโดย Writer เท่านั้น
- เอกสารไม่ควบคุมสำเนา: เอกสารบางประเภทที่ไม่เกี่ยวกับระบบงานภายในบริษัทฯ ที่ถึงจะมีการแจกจ่ายไปแล้วถ้าคนจะเปลี่ยนแปลงหรือเอาไปก้อปปี้ต่อก็ไม่เป็นไร อันนี้เรียกว่าเอกสารไม่ควบคุมสำเนา ยกตัวอย่างเช่น คู่มือการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร มาตรฐาน มอก. พวกนี้เป็นเอกสารที่คนอื่นเค้าก้อปจากที่อื่นส่งต่อๆกันก็ได้อยู่แล้ว ก็เลยถือว่าไม่ต้องควบคุมสำเนา ส่วนเอกสารอีกประเภทคือเอกสารที่ลูกค้าขอเราไป แต่เราไม่สามารถตามไปควบคุมได้เพราะมีการส่งออกไปนอกเหนือการควบคุม เช่น มาตรฐานที่ส่งให้ลูกค้า อันนี้ก็ถือว่าเข้าเกณฑ์เอกสารไม่ควบคุมสำเนา
- Procedure หรือขั้นตอนการทำงาน คือระบบงานหรือทางเดินของเอกสาร ซึ่งแต่ละฝ่ายก็จะมีขั้นตอนการทำงานในแต่ละเรื่องเป็นของตัวเอง ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญที่ทุกฝ่ายจะต้องเขียนแล้วก็อัพเดทในระบบนี้ให้เป็นปัจจุบัน
- Workin หรือวิธีปฏิบัติงาน อันนี้ไม่ใช่ขั้นตอนที่เป็นระบบงาน แต่จะลงลึกในวิธีการทำงานในแต่ละเรื่อง เพื่อให้คนที่ทำงานในเรื่องนั้นๆ พอศึกษาระบบเสร็จแล้วสามารถมาดูวิธีการทำงานในแต่ละเรื่องที่ระบบงานกำหนดไว้ได้
- เอกสาร Support: คือเอกสารที่มาสนับสนุนให้การทำงานภายใต้ระบบหรือวิธีการทำงานของเรามันชัดเจน หรือเอกสารที่เราเอามาอ้างอิงเพื่อทำระบบงานของเราก็ได้ เอกสารพวกนี้ส่วนใหญ่เราไม่ได้เขียนขึ้นมาเอง (แต่จะเขียนเองก็ไม่ผิด) เช่น คู่มือเครืองจักร กฏหมายแรงงาน มาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม กฎหมายระบบคอมพิวเตอร์ ฯลฯ
ลำดับชั้นของเอกสาร
TYK Glass
เป็นคลัสเตอร์รวบรวมเอกสารระบบงาน (ขั้นตอน วิธี เอกสารซัพพอร์ท) ที่อยู่ในระบบ Archbee ที่เรียกว่า Doc Space พนักงานสามารถเข้ามาศึกษาระบบการทำงานของแต่ละหน่วยงานได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องแยกลิงค์การเข้าถึงเป็นหลายๆอัน ซึ่งแบบนี้สะดวกกว่า :) เอกสารอบรมไม่ครอบคลุมภายใต้ Doc Space นี้ (แต่จะอยู่ใน Extranet ที่พนง.จะต้องล็อคอินเข้ามาเรียน) การเข้าถึง Doc Space นี้ ถูกจำกัดไว้เฉพาะพนักงานที่มี user log in ภายใต้เว็บ extranet องค์กร เอกสารทั้งหมด พนง.จะไม่ได้รับการแจกจ่ายลิงค์ จึงได้รับการควบคุมและเป็นข้อมูลที่อัพเดทตลอดเวลา
การจัดทำเอกสาร
- พนักงานที่ต้องการร้องขอเอกสารใหม่ หรือต้องการแก้ไขเอกสารเดิม ให้ปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายถึงความจำเป็นในการจัดทำเอกสาร โดยการสอบถามและตกลงกันผ่านช่องทาง Slack ของบริษัท หรือทางอีเมล์ หากผู้จัดการฝ่ายเห็นด้วยกับเอกสารดังกล่าว ให้ผู้ร้องขอเลือกหาผู้จัดทำเอกสาร บริษัทไม่ได้กำหนดว่าใครต้องเป็นผู้จัดทำเอกสาร แต่หลักการคือ ให้พนง.ที่ใกล้ชิดกับงาน รู้งาน รู้ระบบ เป็นผู้เขียนวิธีการจัดทำ ภายใต้กรอบนโยบายการทำงานที่จะต้องให้ระบบมีความกระชับ ลดการทำงานซ้ำซ้อน และใช้กระดาษเท่าที่จำเป็น
- พนักงานที่ได้รับมอบหมายจัดทำระบบ เตรียมเอกสาร และเขียนเอกสารในระบบ Knowledge Base โดยเลือกจัดลำดับเอกสารให้ถูกต้อง นึกภาพเหมือนลิ้นชักคือฝ่าย แฟ้มในลิ้นชักคือ Procedure และแต่ละปึ๊งเอกสารในแฟ้มคือ Workin ส่วน Support รวบรวมแยกเป็นอีกแฟ้มนึงได้
เอกสารจะต้องจัดเรียงลำดับให้ถูกต้อง
- รูปแบบการเขียนเอกสาร เน้นเขียนให้คนอ่านเข้าใจ บริษัทไม่ได้กำหนดรูปแบบตายตัว เครื่องมือที่เราใช้ ค่อนข้างครอบคลุมการใช้งานได้เยอะมาก (สร้างตาราง สร้างชาร์ท ใส่รูป ฝังไฟล์ ฝัง Sheets ก็ยังได้) หากไม่แน่ใจวิธี ปรึกษาฝ่ายไอที
- บล็อกสุดท้ายล่างสุดของเนื้อหา ให้ใส่ข้อความ "ประวัติการขอสำเนาเอกสาร" ไว้ด้วย
- กรณีเอกสารที่จัดทำ ไม่จำเป็นต้องควบคุมสำเนา ให้ใส่ข้อความ "เอกสารนี้ไม่ควบคุมสำเนา" ไว้ที่ด้านล่างของเนื้อหาไว้ด้วย
- หลังเขียนระบบงานที่ต้องการแก้ไขเสร็จ ให้กลับไปด้านบนของเอกสาร ไฮไลท์ชื่อผู้จัดทำ คลิ้กขวา เลือก "Comment" แล้วพิมพ์ Tag ชื่อผู้จัดการฝ่าย เพื่อเป็นการแจ้งให้ผจก.ฝ่ายทราบว่าเอกสารนี้รอให้อนุมัติ (ระบบจะบันทึกเวลาที่จัดทำและชื่อผู้จัดทำไว้เอง)
การอนุมัติและบังคับใช้เอกสาร
- เมื่อผจก.ฝ่ายได้รับการ Tag ชื่อจากผู้จัดทำ ให้เข้ามาตรวจสอบเอกสารก่อนอนุมัติ
- ตรวจสอบประวัติการแก้ไขเอกสารได้โดยกด ... มุมขวาบน เลือก Document History
- เลือกเวอร์ชั่นที่มีการแก้ไข แล้วกด Highlight Change ก็จะเห็นว่าก่อนหน้ามีการแก้ไขอะไรบ้าง
- หากตรวจสอบแล้ว ตรงไหนไม่เห็นด้วย ให้ไฮไลท์แล้วคอมเมนท์สิ่งที่ไม่เห็นด้วย แล้ว tag ผู้จัดทำ เพื่อให้ผู้จัดทำแก้ไขจนกว่าเอกสารจะสมบูรณ์พร้อมใช้งาน
- เมื่อผู้จัดการฝ่ายเห็นสมควรให้เอกสารได้รับการใช้งาน ให้ไฮไลท์ชื่อผู้อนุมัติ และพิมพ์ข้อความอนุมัติเอกสาร เป็นอันเสร็จขั้นตอนการอนุมัติ
- พนักงาน DC เมื่อได้รับข้อความ Comment ทำการตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ฉบับที่แก้ไข วันบังคับใช้ และความถูกต้องของตัวอักษร เป็นต้น
- QMR ไม่ต้องอนุมัติเอกสารอีกครั้ง แต่จะสุ่มเข้าดูเอกสารเป็นระยะ พร้อมกับพิมพ์คอมเมนท์ตรงชื่อผู้อนุมัติ หากมีอะไรที่ต้องการสื่อสาร (คล้ายๆการใช้ระบบแชท แต่ยึดกับเอกสารเป็นเรื่องๆไป)
การแจกจ่ายเอกสารภายใน
- พนักงานบริษัท กลาสฟอร์ม และทีวายเค ที่มีสิทธิ์เข้าระบบ Extranet องค์กร สามารถเลือกดูเอกสารที่อัพเดทได้ตลอดเวลาที่นี่ https://tykgroup.info/gfm-doc_control/
- การเข้าดูผ่านหน้าเว็บ พนักงานจะไม่สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเองได้ และมีการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงตามสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ Extranet
- กรณีมีความจำเป็นต้องการสำเนาเอกสารเป็น Paper ให้ผจก.ฝ่ายเป็นผู้เข้าไปยังเอกสารที่ต้องการ ไฮไลท์ข้อความ "ประวัติการขอสำเนา" จากนั้นใส่คอมเมนท์และ Tag DC โดยใส่ข้อความขอสำเนาพร้อมสาเหตุที่ขอ จำนวนชุดที่ต้องการ พื้นที่ที่นำไปใช้
- เมื่อ DC เห็นข้อความแชทแล้ว ให้ตรวจสอบข้อมูลว่าเพียงพอหรือไม่ หากครบถ้วน ให้จัดเตรียมเอกสารตามที่ได้รับการขอมา จากนั้น ให้คอมเมนท์ประวัติการส่งมอบใน "ประวัติการขอสำเนา"
- เอกสารที่แจกจ่ายโดย DC จะมีการระบุการ "ควบคุม" หรือ "ไม่ควบคุม" สำเนา โดยผู้ใช้เอกสารจะต้องนำเอกสารไปใช้ให้ตรงตามวัตถุประสงค์การร้องขอ
- กรณีเอกสารที่มีการขอสำเนาเพื่อส่งออกสู่ภายนอก ต้องให้ ผจก.ฝ่ายเป็นผู้มาคอมเมนท์รับในเอกสารฉบับที่ขอ โดยหากเป็นเอกสารพิมพ์ DC จะประทับตรา "ไม่ควบคุมสำเนา" ไว้ด้วย
การควบคุมเอกสารจากภายนอก
- พนักงานที่ต้องการขึ้นทะเบียนเอกสารภายนอก ให้ ส่ง mail แจ้ง DC /[email protected] ว่าต้องการขึ้นทะเบียนเอกสารภายนอก โดยระบุข้อความในการแชท เช่น ชื่อเอกสาร, หมายเลขเอกสาร, วันที่บังคับใช้ หรืออื่นๆ พร้อมนำเอกสารภายนอก มาให้ทาง DC
- เมื่อ DC ได้รับเอกสารภายนอก ให้ประทับตรายางลงในเอกสารภายนอก และเขียนชื่อเอกสาร หมายเลขเอกสาร วันที่บังคับใช้ ผู้จัดทำ และทำสติ๊กเกอร์ติดที่หน้าปกเอกสารภายนอก หลังจากนั้นถ่ายรูปหน้าปกเอกสาร และหน้าที่มีการประทับตรายาง ส่ง mail ให้ QMR รับทราบ เพื่อเป็นการขออนุมัติ
- เมื่อ QMR ตรวจสอบแล้ว QMR จะส่งเมล์กลับมายัง DC ถึงผลการอนุมัติ หากอนุมัติ ให้ DC เขียนวันที่ได้รับการอนุมัติจาก QMR ในสติ๊กเกอร์ และให้ถือว่าอีเมล์เป็นหลักฐานการอนุมัติแล้ว หากไม่ได้รับการอนุมัติ ให้ QMR หรือ DC ชี้แจงไปยังฝ่ายที่ร้องขอ และให้แก้ไขจนกว่าจะได้รับการอนุมัติ
- DC สร้างการ์ดในระบบ Archbee ภายใต้หัวข้อ Support Documents โดยระบุชื่อผู้จัดทำ และ Tag ให้ QMR เข้ามาคอมเมนท์รับทราบการสร้างการ์ดในระบบเป็นอันเสร็จเรียบร้อย
- กรณีที่การ์ดที่สร้างเป็นเนื้อหา Text ให้ก๊อปข้อความมาวางได้เลย กรณีเป็นเล่ม ให้ใส่แต่หัวข้อและระบุการจัดเก็บ เช่น "เก็บเป็นเล่มคู่มือที่แผนกควบคุมเอกสาร" เป็นต้น
อะไรที่หายไปจากระบบเดิม
ยกเลิกการจัดทำใบ DAR: เนื่องจากเราต้องการลดปริมาณเอกสาร ลดขั้นตอนการอนุมัติ เราจึงเปลี่ยนมาให้จัดทำเอกสารได้เลยเมื่อต้องการ และใช้การอนุมัติโดยการคอมเมนท์ในเอกสาร โดยประวัติการอนุมัติ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา และสามารถเช็คการเปลี่ยนแปลงเอกสารย้อนหลังได้ละเอียดกว่าแบบเดิมอีกด้วย
การจัดทำ Holder List: เดิมเอกสารทุกอย่างจะมีแบบฟอร์มควบคุมว่ามีการแจกจ่ายไปที่หน่วยงานใดบ้าง แต่ระบบนี้ จะเป็นการเก็บข้อมูลในระบบหลังบ้านของ Archbee โดยบันทึกการแจกจ่ายเอกสารทั้งหมดไว้ที่ท้ายเอกสาร
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
ไม่มี
การขอสำเนาเอกสาร
ผู้จัดการฝ่าย “ประวัติการขอสำเนา”