การคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์:P-PC-SS01
วันที่อัพเดท: (01/10 /2563)
จัดทำโดย: คุณเพ็ญพรรณ บัวศรี /penpun bousri
อนุมัติโดย: คุณวิพร ตัณฑ์ไพโรจน์ /Viporn Tanpairoj"
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานจัดซื้อ
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เพื่อให้มั่นใจว่าการคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ ที่นำมาใช้ในกระบวนการผลิตของบริษัท กลาสฟอร์ม แมนูแฟคเจอริ่ง จำกัด ได้มีการคัดเลือกอย่างมีประสิทธิผล
คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก
- Supplier / Sub-Contract หมายถึง ผู้จำหน่ายสินค้าและบริการ
- Approved Supplier List หมายถึง บัญชีรายชื่อของผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่อนุมัติแล้ว
- Pending Approved Supplier List หมายถึง บัญชีรายชื่อของผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่รอการอนุมัติหลังจากที่ได้รับการประเมิน หลังการสั่งซื้อสินค้าในครั้งแรก
- ผลิตภัณฑ์ หมายถึง วัตถุดิบ อุปกรณ์ และวัสดุสิ้นเปลือง ที่บริษัทฯ สั่งซื้อจาก Supplier
- ผู้มีอำนาจในการประเมินผู้ส่งมอบเพื่อการสั่งซื้อ ได้แก่ ผู้จัดการทั่วไป / ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการโรงงาน
- เกณฑ์ในการพิจารณาความจำเป็นในการประเมินผู้ส่งมอบ หมายถึง เกณฑ์ที่ใช้พิจารณาว่าผลิตภัณฑ์ที่จะจัดซื้อจัดจ้างนั้นๆ มีผลกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังกระบวนการผลิตหรือไม่ โดยผลิตภัณฑ์หลักที่ต้องทำการประเมินผู้ส่งมอบได้แก่ • กระจกวัตถุดิบ หมายถึงกระจกที่บริษัทฯจัดซื้อเข้ามาเป็นวัตถุดิบหลักในการผลิตสินค้าทั้งหมดของ บริษัทฯ • กระจกแปรรูป หมายถึงกระจกที่บริษัทฯจัดซื้อหรือจัดจ้างกระจกภายนอกที่ได้รับการแปรรูปแล้วเพื่อนำมาเป็นวัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูปเพื่อการส่งมอบให้กับลูกค้า • สี หมายถึง สีที่ใช้ในกระบวนการผลิตผลิตภัณฑ์ของบริษัทฯ ได้แก่ กระจกเคลือบสี เป็นต้น • ฟิล์มลามิเนท หรือฟิล์มชนิดอื่นๆที่บริษัทฯนำมาใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์กระจกของบริษัทฯ • ผู้ส่งมอบช่วง หมายถึง ผู้ส่งมอบที่บริษัทฯจัดซื้อจัดจ้างเพื่อรับงานที่มอบหมายให้ไปดำเนินการให้กับบริษัทฯหรือลูกค้าของบริษัทฯให้สำเร็จลุล่วง ตามคำจำกัดความในขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างผู้ส่งมอบช่วง
ขั้นตอนการทำงาน
การติดต่อค้นหาผู้ขายรายใหม่ > การคัดเลือก-การประเมิน ผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ > การแจ้งผลการประเมินทีผ่านการอนุมัติแล้วและเพิ่มรายชื่ผู้ได้รับคัดเลือก> การสั่งซื้อสินค้าใหม่ > รับเข้าสินค้า และ แจ้งฝ่ายต่างๆ รับทราบ และการอัพเดท Approved Supplier List
A.การติดต่อกับผู้ขายหรือผู้ให้บริการรายใหม่
- พนักงานจัดซื้อ - ส่งแบบฟอร์มการคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ ไปยังผู้ขายหรือผู้ให้บริการซึ่งทางบริษัทฯ พิจารณาแล้วว่ามีความสามารถและศักยภาพเพียงพอเพื่อให้กรอกข้อมูลให้สมบูรณ์และส่งกลับคืนบริษัทฯ
- พนักงานจัดซื้อ - รับเอกสารฯ กลับคืนจากผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ พร้อมตัวอย่างผลิตภัณฑ์ และ/หรือ เอกสารอื่นๆแนบ (ถ้ามี)
- พนักงานจัดซื้อ - ตรวจสอบรายละเอียด และความสมบูรณ์ของเอกสารที่ได้รับกลับมาตามข้อ 2 / กรณีถูกต้อง ให้ส่งเอกสาร F-PC-SS01 ให้ผจก.ฝ่ายจัดซื้อ และหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเซ็นอนุมัติตามลำดับ / กรณีไม่ถูกต้อง ให้แจ้งหรือติดต่อผู้ขาย เพื่อทำการแก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อมูลให้ถูกต้องก่อนส่งผจก.ฝ่ายจัดซื้อต่อไป
B. การคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่
4. ผจก.ฝ่ายจัดซื้อ และ/หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ทำการประเมินผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่โดยพิจารณาตามหลักเกณฑ์และหัวข้อที่กำหนดไว้ในแบบฟอร์มการคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์รายใหม่ และจัดส่งให้พนง.แผนกจัดซื้อ
5. พนักงานจัดซื้อ ส่งแบบฟอร์มฯ ตามข้อ 3,4 ให้ผจก.ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาการประเมินผลโดยรวม
6. ผจก.ฝ่ายจัดซื้อ - พิจารณาข้อมูลในแบบฟอร์มการคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่พร้อมบันทึกผลและลงชื่อการพิจารณาว่า “ผ่าน” หรือ “ไม่ผ่าน”โดยกำหนดเกณฑ์พิจารณาดังนี้ (อ้างถึงข้อ 5)
- ส่งเอกสารข้างต้นกลับคืนให้ พนง.แผนกจัดซื้อเพื่อแจ้งกลับผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่พร้อมจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม
C.การแจ้งผลการประเมินและเพิ่มรายชื่อผู้ได้รับคัดเลือก
7. พนักงานจัดซื้อ -รับแบบฟอร์มการคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ที่ระบุการประเมินจากข้อ 6 พร้อมแจ้งกลับผู้ขายฯแต่ละรายทราบผล
8. พนักงานจัดซื้อ -ดำเนินการเพิ่มรายชื่อผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ที่ผลการพิจารณา “ ผ่าน” ลงแบบฟอร์ม Pending Approved Supplier List ลงชื่อในช่อง Prepared by (ผู้จัดทำ)
-ส่งให้ผจก.ฝ่ายจัดซื้อเซ็นชื่ออนุมัติ (Approved by) และจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม
หมายเหตุ: 1.ผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายใหม่ ที่อยู่ในแบบฟอร์ม Pending Approved Supplier จะได้รับการบรรจุในแบบฟอร์ม Approved Supplier List หลังการสั่งซื้อฯ และได้รับการประเมินผลงานในรอบการประเมินครั้งแรก ตามขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่อง การประเมินผลงานผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการรายปัจจุบัน
หมายเหตุ: 2 ในกรณีที่ผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือผู้ให้บริการที่ดำเนินธุรกิจกับบริษัทฯ ตั้งแต่ก่อนที่จะเริ่มใช้ระบบบริหารคุณภาพของบริษัท (ISO 9001) ให้พนง.แผนกจัดซื้อ ทำรายชื่ออนุมัติขึ้นทะเบียนไปโดยปริยายในแบบฟอร์ม Pending Approved Supplier List แล้วดำเนินการตามหมายเหตุ :1 ต่อไป
หมายเหตุ :3 ในกรณีที่เป็นผู้ขายรายปัจจุบัน แต่เป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ ไม่จำเป็นต้องให้ผู้ขายฯ กรอกแบบฟอร์มการประเมินผลผู้ขายผลิตภัณฑ์รายใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่สามารถ Update ใน Pending Approved Supplier List ได้เมื่อผ่านการพิจารณาอนุมัติจากผจก.ฝ่ายจัดซื้อ ตามข้อ 8
แบบฟอร์มที่เกี่ี่ยวข้อง
F-PC-SS01 แบบฟอร์มคัดเลือกผู้ขายผลิตภัณฑ์รายใหม่
F-PC-SS02 Pending Approved Supplier List
F-PC-EV02 Approved Supplier List
การขอสำเนาเอกสาร
ผู้จัดการฝ่าย “ประวัติการขอสำเนา”