การจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบ และ งานจ้าง(ยังไม่เสร็จ)
งวันที่อัพเดท: (01/05/2568)
จัดทำโดย: คุณเพ็ญพรรณ บัวศรี /penpun bousri
อนุมัติโดย: คุณวิพร ตัณฑ์ไพโรจน์ / Viporn Tanpairoj
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานจัดซื้อ และ พนักงานที่เกี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
ขั้นตอนการปฏิบัติงานฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดซื้อ กระจกวัตถุดิบ กระจกสำเร็จรูป และกระจกกึ่งสำเร็จรูป /ฟิล์ม /สี / ผ้า และ อื่นๆ เพื่อจำหน่ายและนำมาใช้งานในบริษัท เป็นไปตามความต้องการของผู้ร้องขอและถูกต้องตามหลักเกณฑ์ ข้อกำหนด ของบริษัทที่ได้กำหนดไว้
ขอบเขต ขั้นตอนการทำงานนี้ ครอบคลุมถึงกิจกรรมตั้งแต่รับใบขอซื้อ หรือ ข้อมูลการใช้งาน > วางแผน - ตรวจสอบข้อมูลเพื่อคัดเลือกผู้ขาย > ทำการเปรียบเทียบราคา อย่างน้อย 3 ราย > เปิดใบสั่งซื้อสินค้า > เสนออนุมัติสั่งซื้อ > ติดตามและทวนสอบผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อ > รับเข้าสต็อก > ส่งเรื่องให้บัญชีทำจ่ายชำระค่าสินค้า
เอกสารอ้างอิง
(รอใส่ข้อมูล)
คำจำกัดความ
- ผลิตภัณฑ์ หมายถึง ผลิตภัณฑ์ที่บริษัทมีไว้เพื่อจัดจำหน่ายและบริการ แบ่งเป็น
- งานสั่งทำตามแบบของลูกค้าที่ลูกค้ามียืนยันการสั่งซื้อ
- งานขายสินค้า Stock
- งานขายสินค้า Stock ที่บริการตัดตามขนาด (ตัดแบ่งตามความต้องการของลูกค้า แบ่งเป็นรับผิดชอบและไม่รับผิดชอบความเสียหายที่เกิดจากการแปรสภาพ)
- งานบริการขนส่งสินค้า (มีแบบคิดราคาและไม่คิดราคาตามเงื่อนไขยอดการสั่งซื้อของลูกค้า)
ผลิตภัณฑ์ มี 2 ประเภท ได้แก่
- กระจก ได้แก่ กระจกแผ่นมาตรฐาน จากผู้ผลิตกระจกแผ่นทั้งในและต่างประเทศ เช่น กระจกใส กระจกสีตัดแสง กระจกลวดลาย ( Ref.ใบราคามาตรฐาน) เป็นต้น และกระจกแปรรูปจากผู้ผลิตทั้งในและต่างประเทศ เช่น กระจกเทมเปอร์ กระจกลามิเนท กระจกอินซูเลท และกระจกแปรรูปอื่น ๆ
- งานบริการขนส่ง (มีแบบคิดราคาและไม่คิดราคาตามเงื่อนไขยอดการสั่งซื้อของลูกค้า)
2. ผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน หมายถึง อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ รวมถึงเครื่องจักร และวัสดุสิ้นเปลืองหรือสิ่งอำนวยความสะดวก ที่บริษัทฯ สั่งซื้อมาเพื่อใช้ในการทำงานและประกอบผลิตภัณฑ์เพื่อขาย
- อุปกรณ์ ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆ ที่บริษัทฯมีไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน เช่น รถเข็น เป็นต้น
- เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ได้แก่ Venire ตลับเมตร เครื่องชั่งดิจิตอล เครื่องชั่งกิโลกรัม ฟุตเหล็ก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลือง หมายถึง วัสดุที่ใช้แล้วหมดไป แบ่งเป็น
- วัสดุสิ้นเปลืองโรงงาน เช่น เทปกาว บรรจุภัณฑ์ (ถุงพลาสติก) อะไหล่(น็อต)ต่างๆใช้กับเครื่องจักรในโรงงาน หินเจียกระจก ดอกเจาะกระจก น้ำมันหล่อลื่น น้ำมันสน น้ำมันตัดกระจก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน เช่น เครื่องเขียน แบบพิมพ์ อุปกรณ์ของใช้ในสำนักงาน ต่าง ๆ ของใช้เกี่ยวกับการทำความสะอาด สำนักงาน เป็นต้น
- เครื่องจักร ได้แก่ เครื่องเจีย เครื่องเจาะรูกระจก โต๊ะตัดกระจก เครื่องบาก เครื่องตัด CNC เครื่องปั้มลม
3. การจัดจ้างหรืองานจ้างทำ หมายถึง งานจัดจ้าง Sub-contract ของบริษัทฯ ที่บริษัทจัดจ้างบุคคลภายนอกให้ดำเนินการแทนในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของกระบวน ซึ่งมีกระทบต่อระบบคุณภาพของการจำหน่ายผลิตภัณฑ์ และ กำหนดให้ต้องประเมินผลงาน ดังนี้
4. Supplier / Sub-Contract / Vendor หมายถึง ผู้ขายผลิตภัณฑ์,ผู้รับจ้างทำผลิตภัณฑ์ ได้แก่งานแปรรูปกระจก งานขนส่ง และงานบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
5. ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อ หมายถึง ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากกรรมการผู้จัดการในการอนุมัติใบขอซื้อ
หมายเหตุ : กรณีที่เป็นงานสั่งทำ (กระจกภายนอก) หลังจากที่ ผช.ผจก.หรือ ผจก.ฝ่ายแผนกฯ เซ็นอนุมัติ ต้องส่งให้ผู้จัดการฝ่ายขาย อนุมัติด้วยเสมอ (เช่น งานเซรามิก งานดัดโค้ง งานจ้างเจียรทำภายนอก ) (รอทบทวน)
- กรณีทีเป็นงานขอซื้อสินค้าเข้าสต็อกเพื่อจำหน่าย เร่งด่วน สามารถให้หน.แผนกฝ่ายขายและ ผจก.ฝ่ายขายเซ็นอนุมัติใบขอซื้อได้
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าใช้งานโครงการและมีจำนวน ต้องนำใบขอซื้อ ขออนุมัติ จาก กรรมการผู้จัดการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
- ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก กรณีที่ผู้ขอซื้อ ขออนุมัติซื้อสินค้า เร่งด่วน แต่เกินวงเงินที่สามารถอนุมัติขอซื้อได้ ให้ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก ขออนุมัติทาง MD ก่อนเซ็นอนุมัติทุกครั้ง
- ข้อมูลการขอซื้อ หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะขอซื้อจากผู้ขอซื้อ ซึ่งต้องให้รายละเอียดและเอกสารประกอบรวมถึงข้อมูลต่างๆ ตามความเหมาะสม เช่น รายละเอียดสินค้า จำนวน ผู้อนุมัติ วันที่ต้องการ เป็นต้นโดยเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่มีไว้เพื่อจำหน่าย แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การสต๊อกไว้เพื่อจำหน่าย และ สั่งซื้อตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ให้จัดเตรียมข้อมูลให้ถูกต้องดังนี้
- การสต๊อกไว้เพื่อจำหน่าย ผู้ขอซื้อที่เป็นฝ่ายคลังสินค้าฯ ให้จัดทำใบขอซื้อแผนกคลังสินค้า กรณีที่พบว่าสินค้าเหลือน้อย หลังจากที่มีการนับสต็อกประจำสัปดาห์ และหรือ กรณีที่คลังสินค้าต้องการใช้สินค้าเร่งด่วน และ ฝ่ายอื่นๆ ที่จะขอซื้อให้ใช้แบบฟอร์มใบขอซื้อ xxxx โดยบันทึกรายละเอียดตามแบบฟอร์มที่กำหนดให้ครบถ้วน
การซื้อตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ผู้ขอซื้อทุกฝ่ายให้ใช้ข้อมูลการขอซื้อ ใน โปรแกรม FV โดยบันทึกรายละเอียดตามแบบฟอร์มที่กำหนดให้ครบถ้วน ในกรณีที่เป็น งานกระจกที่ต้องมีแบบแนบ ให้ใช้ควบคู่กับใบขอซื้อในระบบ Mac 5 ทุกครั้ง
- ผู้มีอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อ หมายถึง ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากกรรมการผู้จัดการในการอนุมัติใบสั่งซื้อ ตามเงื่อนไขที่ได้กำหนด
ขยายความการกำหนดอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อสินค้า กำหนดให้ตามเงื่อนไขดังนี้
1.ผลิตภัณฑ์เพื่อจำหน่าย/เพื่อ Stock กระจก / ฟิล์ม / ผ้า / สี / สินค้าที่อยู่ภายใต้เงื่อนไขการกำหนด Min Max ให้สั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกได้
กำหนดให้
- ผู้จัดการส่วน /ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อได้โดยไม่จำกัดวงเงินในการอนุมัติทุกกรณี
- ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อสินค้าที่อยู่ภายใต้เงื่อนไข Min Max ที่สั่งซื้อสินค้าเพื่อสต็อกไว้จำหน่ายได้ วงเงินไม่เกิน 200,000 บ.
2. สินค้าวัตถุดิบพิเศษ กระจกพิเศษ กระจกนำเข้าจากต่างประเทศ สินค้าที่สั่งซื้อเฉาะงานสเปค กรณีที่อยู่นอกเหนือจากที่กำหนด Min Max สต็อก และ หรือ ที่ต้องสั่งผลิตพิเศษ มีปริมาณการสั่งซื้อเพือรองรับงานโครงการ ของลูกค้า
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อเท่านั้น
3. ผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ วัสดุสิ้นเปลือง โรงงานสำนักงาน ที่บริษัทฯ สั่งซื้อมาเพื่อใช้ในการทำงานและประกอบผลิตภัณฑ์เพื่อขาย
- อุปกรณ์ ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆที่บริษัทฯมีไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน เช่น รถเข็น เป็นต้น
- เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ได้แก่ Venire ตลับเมตร เครื่องชั่งดิจิตอล เครื่องชั่งกิโลกรัม ฟุตเหล็ก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลืองโรงงาน เช่น เทปกาว บรรจุภัณฑ์ (ถุงพลาสติก) อะไหล่(น็อต)ต่างๆใช้กับเครื่องจักรในโรงงาน หินเจียกระจก ดอกเจาะกระจก น้ำมันหล่อลื่น น้ำมันสน น้ำมันตัดกระจก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน เช่น เครื่องเขียน แบบพิมพ์ อุปกรณ์ของใช้ในสำนักงาน ต่าง ๆ ของใช้เกี่ยวกับการทำความสะอาด สำนักงาน เป็นต้น
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการส่วน / ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ : สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อได้โดยไม่จำกัดวงเงินในการอนุมัติ
- ผู้จัดการ ทั่วไป / ผู้จัดการโรงงาน / ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ : สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.(กรณีเครดิต) และ กรณีใบสั่งซื้อเบิกเงินสดย่อย - เงินทดลอง กำหนดให้สามารถเซ็นอนุมัติได้วงเงินไม่เกิน 5,000 บ.
4.เครื่องจักร เครื่องมือเครื่องใช้โรงงาน-สำนักงาน ขนาดใหญ่ เช่น เครื่องเจีย เครื่องเจาะรูกระจก โต๊ะตัดกระจก ปั้มลม แท่นตัดอลูมิเนียม เครื่องรัดกล่อง เครื่องถ่ายเอกสาร
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อเท่านั้น
5.การจัดจ้างหรืองานจ้างทำผลิตภัณฑ์ภายนอก สั่งทำเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้า ได้แก่
- กระจก เช่น งานเจียรริม เจียรปลี ขัดฝ้า เจียรองศา พ่นทราย จ้างอบเทมเปอร์ บาก เจาะ เป็นต้น
- อลูมิเนียม เช่น ดัดโค้ง อบสี เป็นต้น
- อุปกรณ์ เช่น จ้างปั๊มกุญแจ เป็นต้น
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี -ไม่จำกัดวงเงิน
- ผู้จัดการทั่วไป /ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.
6.งานจ้าง งานบริการ อื่น ๆ เช่น การสอบเทียบเครื่องมือวัด(ภายนอก) งานซ่อม/สร้าง โครงสร้างพื้นฐาน อาคาร-โรงงาน การให้บริการระบบคอมพิวเตอร์ สื่อโฆษณาการตลาด
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี -ไม่จำกัดวงเงิน
- ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.
หมายเหตุ : การกำหนดการแก้ไขข้อมูล ด้านราคา/จำนวนรายการสินค้า หรือ รายชื่อ Supplier หลังจากที่มีการอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว กำหนดให้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ ดังนี้
1.ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ /ผู้จัดการส่วน สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลการใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี โดยไม่จำกัดวงเงินและเงื่อนไขการเปลี่ยนแปลง
2.ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ สามารถแก้ไข จำนวนสินค้า / ราคา วงเงินไม่เกิน 10% ของยอดที่สั่งซื้อ แต่วงเงินไม่เกิน 10,000บ. และสามารถเปลี่ยนแปลง Supplier ที่สั่งซื้อได้ กรณีที่พิจารณาแล้วเห็นว่า สมควรเปลี่ยนผู้ซื้อ เนื่องจาก Supplier ให้ราคาถูกกว่า สินค้าได้ตามคุณภาพที่กำหนด หรือสเปคดีกว่า หรือ Supplier ไม่สามารถส่งสินค้าได้ตามที่ต้องการ
- ผู้ขอซื้อ หมายถึง พนักงานที่บริษัทกำหนดให้สามารถทำใบขอซื้อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ ได้แก่ พนักงานทุกระดับ ยกเว้น พนักงานคลังสินค้า, แม่บ้าน, พนักงานขับรถ, พนักงานจัดส่ง เป็นต้น
- ตรายางรับเข้าสินค้าจากผู้ส่งมอบ หมายถึง ตรายางที่ใช้รับเข้าสินค้าและส่งตรวจสอบใบส่งสินค้า โดยกำหนดให้พนักงานจัดซื้อประทับตราเมื่อ Supplier / Sup-Contract มาส่งสินค้าและ/หรือ งานบริการ และ ได้รับใบส่งสินค้า จากธุรการคลังสินค้า เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลเลขที่เอกสารการรับเข้าสินค้า ผู้จัดทำ และ ผู้ตรวจสอบใบส่งสินค้า
ตัวอย่าง : ตรายางที่ใช้บันทึกข้อมูล
รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการทำงาน
A.การวางแผนการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์
1.พนักงานจัดซื้อ
- ตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือเป็นประจำทุกวันตามความเหมาะสม ในระบบ FV / Odoo ตามวิธีการปฏิบัติงานเรื่อง การเช็คสต็อก ในระบบ Odoo เพื่อทำการวางแผนและทำการขอซื้อล่วงหน้าเพื่อให้ทันต่อความต้องการ
- รับทราบข้อมูลจากทางคลัง/ฝ่ายขายกรณีที่จะมีการออกสินค้าล่วงหน้ามีจำนวนทาง E-MAILนำข้อมูลที่ได้รับมาใช้วางแผนการขอซื้อสั่งซื้อและการเรียกเข้าล่วงหน้า
- กรณีที่มีความต้องการวัตถุดิบพิเศษที่นอกเหนือจากที่กำหนดสต็อก หรือ มากกว่า MinMax งานโครงการพิเศษ ให้นำเรื่องปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทันที เพื่อวางแผนการสั่งซื้อ
หมายเหตุ:จัดซื้อควรมีการศึกษาเพิ่มเติมหรือมีข้อมูลระยะเวลาการผลิตและการส่งมอบของ Supplier / Sup-Contract เพื่อสะดวกในการวางแผนการสั่งซื้อ เช่น กระจกวัตถุดิบพิเศษต้องนำเข้าจากต่างประเทศ ต้องใช้ระยะเวลานำเข้ามากกว่า 1 เดือน / รอบผลิตกระจกหนา 8-12 มิล ใส เขียว กระจก Deco 2-3 เดือนผลิต 1 ครั้ง
กรณีที่1:ถ้าพบว่ายอดสินค้าคงเหลือเท่ากับยอด (MinMax) ให้ทำการขอซื้อตามขั้นตอนถัดไปทันที
กรณีที่2: ถ้ามีการร้องขอจากผู้มีสิทธิ์ขอซื้อให้ทำการขอซื้อตามขั้นตอนถัดไป
B.การสอบถามราคาการขอซื้อการเช็คข้อมูลเพื่อจัดซื้อผลิตภัณฑ์และการจัดจ้าง
B.1การสอบถามราคา
2.ผู้ขอซื้อ
- จัดทำใบสอบถามราคา– ขอตัวอย่างสินค้า ส่งให้หน.แผนก/ผจก.ฝ่ายตรวจสอบและ อนุมัติลงนาม เพื่อวิเคราะห์และรับทราบถึงข้อมูลที่ต้องการสอบถามก่อนส่งให้แผนกจัดซื้อดำเนินการเช็คข้อมูล
- ผู้ขอซื้อส่งใบสอบถามราคา – ขอตัวอย่างสินค้าให้พนักงานจัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง พร้อมลงชื่อรับเอกสารเพื่อดำเนินการเช็คข้อมูลต่อไป
3.พนักงานจัดซื้อ
- รับใบสอบถามราคา ขอตัวอย่างสินค้า ตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องจากผู้ขอซื้อ ดำเนินเรื่องเช็คข้อมูลตามที่ผู้ขอซื้อร้องขอ
- พนักงานจัดซื้อแจ้งข้อมูลที่สอบถามกลับให้ผู้ขอซื้อ
หมายเหตุ:
- พนักงานจัดซื้อในกรณีที่เป็นการเช็คข้อมูลตามใบสอบถามราคา-ขอตัวอย่างสินค้าให้ทำการสอบถามข้อมูลSupplier– Sub-Contract โดยใช้แบบฟอร์มใบขอราคาโครงการ /ใบสอบถามราคา และหรือ สอบถามข้อมูลตามช่องทางการสื่อสารต่างๆ เช่น โทรศัพท์ ,E-mail
- พนักงานจัดซื้อเมื่อได้ข้อมูลแล้วให้ตรวจสอบความถูกต้องและ ส่งข้อมูลแจ้งผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ และหรือผู้จัดการทั่วไป,ผู้จัดการฝ่ายขายและหรือหัวหน้าแผนกฝ่ายขายที่ได้รับการอนุมัติให้ทราบต้นทุนได้ทางโทรศัพท์ ทางเอกสารและหรือทาง E-mail
B.2การขอซื้อ
4.ผู้ขอซื้อ
- จัดทำใบขอซื้อ (ในระบบ Odoo )
- นำเสนอให้ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อเซ็นอนุมัติ
- ส่งให้พนักงานจัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง พร้อมลงชื่อ
หมายเหตุ:
- กรณีถ้าเป็นงานกระจกสั่งทำที่มีแบบต้องแนบ ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจก LAMINATED กระจกTEMPER& กระจกCOLORKOTE ด้วยทุกครั้งและ งานขอซื้ออื่นๆ เช่นวัสดุสิ้นเปลือง ต้องแนบ ใบแจ้งซ่อมสร้าง ใบMemoขออนุมัติต่างๆ มาด้วย (ถ้ามี)
- ข้อมูลใบขอซื้อที่ขอซื้อสินค้าเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้าต้องกรอกรายละเอียดเพิ่มเติม(ที่นอกเหนือจาก จำนวน รายการสินค้า) ให้ครบถ้วนเช่น ระบุเลขที่ใบสั่งขาย/มัดจำขายชื่อลูกค้า ชื่องานโครงการ ราคาขายเพื่อให้จัดซื้อง่ายต่อการตรวจสอบก่อนสั่งซื้อสินค้า
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าให้ลูกค้าที่เป็นลูกค้าเงินสดให้ทางพนักงานขายแนบเอกสารใบสั่งขาย/มัดจำขายมาพร้อมกับใบขอซื้อด้วยทุกครั้ง
5.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- รับเอกสารใบขอซื้อแผนกคลังสินค้า ,ใบขอซื้อ( Odoo ) ,พร้อมเอกสารแนบต่างๆ เช่น ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจก LAMINATED กระจกTEMPER & กระจก COLORKOTE , ใบสั่งขาย/มัดจำขาย , ตรวจสอบรายละเอียดในใบขอซื้อได้แก่ ชื่อสินค้า,ขนาด,จำนวน,ยี่ห้อ ราคา ผู้ขอซื้อ ,เงื่อนไขในการขอซื้อ,วงเงินเงินมัดจำมากกว่า 50% กรณีสินค้าสั่งผลิต ผู้อนุมัติขอซื้อระยะเวลาที่ต้องการ ฯลฯให้ครบถ้วน
- ในกรณีที่เป็นการสั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกไว้เพื่อจำหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลและบันทึกไว้ที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนทุกครั้ง ก่อนสั่งซื้อ
- เสนอผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อพิจารณาเพื่ออนุมัติก่อนสั่งซื้อ
กรณี เป็นกระจกสั่งทำ เมื่อได้รับใบขอซื้อ ( Odoo ) ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจกLAMINATEDกระจก TEMPER& กระจกCOLORKOTE ตรวจสอบแล้วสามารถสั่งซื้อได้เลยโดยไม่ต้องเสนอผู้มีอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อเพื่อเซ็นอนุมัติทุกครั้งและให้ใช้เอกสารทั้ง2ใบนี้ควบคู่กัน
กรณี เป็นใบขอซื้อแผนกคลังใบขอซื้อ( Odoo ) เมื่อสั่งสินค้าเข้าสต๊อกไว้เพื่อจำหน่ายต้องเสนอผู้มีอำนาจ ในการอนุมัติเซ็นอนุมัติก่อนสั่งซื้อทุกครั้ง
หมายเหตุ:
- กรณีสินค้าที่มีการขอซื้อเข้าสต็อกมีการเปลี่ยนแปลงเรื่องราคาเช่นปรับราคา ขึ้นหรือลงหรือเปลี่ยนโปรโมชั่นของแถมซึ่งทำให้มีผลกระทบต่อต้นทุนที่เข้ามาก่อนหน้านี้ฯลฯ พนักงานจัดซื้อต้องนำเรื่อเสนอผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อก่อนสั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกตามช่องทางช่องการสื่อสารต่างๆ
- กรณีที่เป็นสินค้าใหม่(สั่งซื้อเข้าสต็อกเพื่อจำหน่ายและผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน)หาSupplier/Sub-Contract จำนวนอย่างน้อย 3 ราย เพื่อเปรียบเทียบราคาจาก Supplier/Sub-Contract โดยใช้ แบบฟอร์มเปรียบเทียบราคา (อ้างถึง:ขั้นตอนการคัดเลือกSupplier/ Sub-Contract รายใหม่: P-PUD-SS01)
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าเข้าสต็อกจำนวนไม่เกินMin,Max ที่กำหนดสามารถให้ ผจก.ฝ่ายขายและ หน.ฝ่ายขายเซ็นอนุมัติใบขอซื้อได้
- กรณีขอซื้อสินค้างานโครงการประเภทกระจกเบสิก - อลูมิเนียม– อุปกรณ์มาเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้ามีปริมาณมากและสินค้านั้นไม่ได้เก็บสต็อกผู้ขอซื้อต้องนำเอกสารใบขอซื้อให้กรรมการผู้จัดการเซ็นอนุมัติเท่านั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการผู้จัดการก่อนส่งมอบให้พนักงานจัดซื้อ
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าที่ไม่มีโค๊ตมาตรฐานแต่ต้องเหลือเก็บไว้สต็อกให้ผู้ขอซื้อจัดทำใบขอตั้งรหัสสินค้าส่งให้แผนก MIS เพื่อตั้งรหัสในระบบ และจัดซื้อตรวจสอบตอนรับเข้าแจ้งหนี้อีกครั้ง
6. ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อ ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดเพื่อทำการอนุมัติ การขอซื้อ
กรณีที่อนุมัติการขอซื้อ เซ็นชื่อในใบขอซื้อทั้ง 2 ประเภทหรือส่ง Mailตอบกลับแล้วส่งกลับให้พนักงานแผนกจัดซื้อ
กรณีที่ไม่อนุมัติ -ส่งพนักงานที่ขอซื้อตรวจสอบให้ถูกต้องอีกครั้ง
C.การเปิดใบสั่งซื้อสินค้า
7.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- ทำการเปิดใบสั่งซื้อ(PO)ในระบบ Odoo รวบรวมเอกสารส่งให้ผู้อำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อ เซ็นอนุมัติ (ปัจุบันใบสั่งซื้อที่มีเงื่อนไขเรื่องการเบิกเงินสดย่อยเงินทดลอง จะนำเสนอเซ็นในระบบ https://dochub.com/)
- พนักงานจัดซื้อส่งใบสั่งซื้อ(PO)ให้กับ Supplier/Sup-Contract ทางแฟกซ์และหรือ E-mail เพื่อให้ Supplier /Sup-Contract ทำการจัดเตรียมสินค้าส่งให้ทันตามกำหนดตามใบสั่งซื้อ(อ้างถึง:วิธีการเปิดใบสั่งซื้อในระบบ Odoo : W-PUD-PU01 )
หมายเหตุ:
1.กรณีที่เปิดใบสั่งซื้อ(ใบPO)สามารถแฟกซ์ / ส่งเมล ใบสั่งซื้อให้กับSupplier/Sub-Contract ได้ก่อนโดยให้หน.แผนกจัดซื้อตรวจสอบใบสั่งซื้อก่อนส่งให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเซ็นอนุมัติ
2.ยกเว้นกรณีหากมีการเปลี่ยนแปลงด้านราคาที่เคยสั่งซื้อหรือเปลี่ยนแปลง Supplier/Sub-Contract ให้นำเสนอผู้อำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/กรรมการผู้จัดการพิจารณาอีกครั้ง เพื่ออนุมัติก่อนเปิดใบสั่งซื้อโดยให้มีการเปรียบเทียบSupplier/Sub-Contract อย่างน้อย3 รายขึ้นไป(อ้างถึง: ขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่องการคัดเลือก Supplier/Sub-Contract รายใหม่)
3.กรณีที่สั่งซื้อกระจกแปรรูปนอกเหนือจากบริษัทในเครือให้แจ้งผู้มีอำนาจก่อนทุกครั้งที่ทำการสั่งซื้อตามช่องทางการสื่อสารต่างๆ
4.ทุกสิ้นวันให้พนักงานจัดซื้อส่งรายงานใบสั่งซื้อให้กับผู้จัดการฝายจัดซื้อด้วยทุกวัน
D.การขอตั้งรหัสผลิตภัณฑ์ใหม่และ/หรือขอการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลเกี่ยวกับSupplier/Sup-Contract
8.พนักงานจัดซื้อ
- จัดทำใบขอใช้บริการที่เกี่ยวกับโปรแกรมฐานข้อมูลทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อสินค้าใหม่เข้ามาเก็บไว้ในสต๊อกเพื่อจำหน่าย(ยกเว้นสินค้าที่ไม่เก็บเป็นสต๊อกให้ใช้รหัสสินค้ากลาง อ้างถึง S-MIS-MI03 การใช้รหัสที่เกี่ยวกับโปรแกรมฐานข้อมูล)
- ขอแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลเกี่ยวกับSupplier/Sup-Contractเช่นการเปลี่ยนแปลงที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ เครดิตเทอมและอื่น ๆ (Formเดียวกัน)
- ส่งให้พนักงานธุรการ MIS ทำการตั้งรหัสสินค้าในระบบ Odoo
E.การติดตามและทวนสอบผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อและรับเข้าสต็อก
9.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- ติดตามการสั่งซื้อจากSupplier/Sub-Contract ตามที่กำหนดในP/Oล่วงหน้าอย่างน้อย 1- 2 วัน โดยสามารถเช็ครายละเอียดๆได้ตามรายงานแผนการรับสินค้า ,รายงานสินค้าค้างรับ,ใบสั่งซื้อสินค้า
- แจ้งทางผู้ขอซื้อให้ทราบถึงกำหนดส่งสินค้าทางวาจา E-mailภายในบริษัทและตามช่องทางการสื่อสารอื่นๆ
หมายเหตุ:
1.ในกรณีที่Supplier/Sup-Contract ส่งมอบสินค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในทุกกรณีให้ลงบันทึก ไว้ในใบสั่งซื้อ(PO)และหรือรายงานสินค้าค้างรับและแจ้งพนักงานผู้ขอซื้อรับทราบ
2.สามารถติดตามสินค้าและดูรายงานสินค้าค้างรับได้ทุกวันตามความเหมาะสม
10.พนักงานจัดซื้อ
- ประสานงานกับพนักงานธุรการคลังสินค้าทุกครั้งเมื่อได้รับการยืนยันการส่งมอบจาก Supplier/Sup-Contract เพื่อให้พนักงานธุรการคลังฯรับใบส่งสินค้าจากSupplier/Sup-Contract ส่งให้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องกับP/Oก่อน
- ทวนสอบรายการผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อตามรายละเอียดในใบสั่งซื้อ(P/O)กับใบส่งสินค้าจากSupplier/Sup-Contractประทับตรายางที่ใช้บันทึกข้อมูลและลงชื่อผู้ตรวจสอบใบส่งสินค้า ส่งให้พนักงานคลังสินค้าดำเนินการต่อไป
กรณีถูกต้อง แจ้งพนักงานธุรการคลังสินค้าฯเพื่อดำเนินการต่อตามขั้นตอนถัดไป(อ้างถึง ขั้นตอนการตรวจสอบผลิตภัณฑ์รับเข้า และ การบ่งชี้ อ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการฉีดสีและการจัดเก็บผลิตภัณฑ์_อลูมิเนียม-ชุดโครงคร่าวฝ้า_และการชี้บ่ง อ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการเคลื่อนย้าย และการจัดเก็บ
กรณีไม่ถูกต้อง มี2กรณี
1.กรณีสินค้าผิดประเภทหรือส่งไม่ครบจำนวนตามใบสั่งซื้อให้พนักงานจัดซื้อแจ้งSupplier/Sub-Contract ทราบเพื่อทำการเปลี่ยนสินค้าหรือส่งมาเพิ่มภายหลังผลิตภัณฑ์(อุปกรณ์)และการชี้บ่งอ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการเคลื่อนย้ายและการจัดเก็บผลิตภัณฑ์)
2.กรณีผลิตภัณฑ์ไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดโดยได้รับข้อมูลจากพนักงานQC ให้พนักงานจัดซื้อแจ้ง Supplier/Sub-Contract ทราบเพื่อส่งคืนและดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่บริษัทกำหนดไว้(อ้างถึง: ขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการชี้บ่ง หรือถ้าสินค้าผิดไปจากข้อกำหนดไม่มากพนักงานฝ่ายขายขอรับไปให้ลูกค้าตรวจสอบดูก่อนให้พนักงานQCหมายเหตุไว้ในเอกสารด้วยทุกครั้งเพื่อสอบกลับได้ในกรณีที่ลูกค้าตรวจสอบแล้วไม่ผ่านต้องการเคลมสินค้า
หมายเหตุ: 1.กรณีที่พนักงานคลังสินค้าหรือพนักงานที่ขอซื้อสินค้ามาเพื่อใช้งานไม่อยู่ให้พนักงานที่ได้รับมอบหมายตรวจรับสินค้าแทนหรือพนักงานจัดซื้อเซ็นรับเอกสารแทนหรือเซ็นรับสินค้าแทนได้และให้พนักงานคลังสินค้าหรือพนักงานที่ขอซื้อสินค้าเซ็นชื่อกำกับภายหลัง
2.กรณีที่Supplierมาส่งสินค้าเกินPOและมีจำนวนและหรือ ไม่ได้สั่งซื้อแต่มาส่งสินค้าให้พิจารณาและส่งเรื่องขออนุมัติรับเข้าสต็อกกรณีอนุมัติให้ เปิด POsupport ด้วยทุกครั้ง
3.กรณีที่Supplierมาส่งสินค้าเป็นลังเช่น กระจกพนักงานคลังสินค้าต้องแกะลังเพื่อตรวจสอบสินค้าและแจ้งข้อมูลสินค้าที่เสียหายภายใน 2-3อาทิตย์กับทางแผนกจัดซื้อเพื่อจัดซื้อจะสามารถขอเคลมสินค้าได้ตามรอบของSupplier
11.พนักงานธุรการคลังสินค้า
1.พนักงานQCให้ตรวจสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์อ้างถึง :ขั้นตอนการปฏิบัติงานการตรวจสอบคุณภาพสินค้ารับเข้าและการชี้บ่งP-WLD-QC01
2.พนักงานCheckerตรวจรับฯให้ตรงกันระหว่างของจริงกับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอ้างถึง : ขั้นตอนการปฏิบัติงานการรับ การจ่าย เคลื่อนย้ายการจัดเก็บ การรับคืนฯ:P-WLD-WL01
12.พนักงานจัดซื้อ
- พนักงานจัดซื้อตรวจสอบ เอกสาร และ ข้อมูลในระบบ Odoo เพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งเอกสารให้ ฝ่ายต่าง ๆ ตามลำดับข้อมูลที่ต้องตรวจสอบได้แก่ ใบส่งของ Supplier/Sub-Contract ,ใบส่งของตรวจสอบลายมือชื่อผู้รับของ,ชื่อที่อยู่Supplierที่ทำรับเข้าเลขที่ใบส่งของ,วันที่,เลขที่ใบกำกับภาษี(ถ้ามี) รหัสสินค้า,รายการสินค้า,สโตร์,จำนวนสินค้า,ใบสั่งซื้อ,ใบรับเข้า,ใบเบิกออก ,จำนวนมูลค่าสินค้า,ส่วนลด,ภาษีมูลค่าเพิ่ม,จำนวนเงินรวม,รหัสสินค้า,ตัดสต๊อก,ไม่ตัดสต๊อก
- รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบส่งของ ๆ Supplier/Sub-Contract ใบรับเข้าสินค้า,ใบเบิกออก, รายงานใบแจ้งหนี้ซื้อ
- ส่งให้หัวหน้าแผนกจัดซื้อผช.ผจก.ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบ
- หลังจากนั้นส่งเอกสารให้พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการต่อไป
F.การจองเที่ยวส่งเพื่อรับ–สินค้าจากSupplier/ Sup-Contract
13.พนักงานจัดซื้อ
- ตรวจสอบรายงานสินค้าค้างรับใบสั่งซื้อสินค้าที่ครบกำหนดนัดส่งสินค้าจากและ โดยการโทรสอบถามกับและหรือ ได้รับแจ้งจากSupplier/ Sup-Contract ในกรณีที่สินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว เพื่อทำการจองเที่ยวส่ง ในกรณีที่ต้องจองรถเข้าไปรับสินค้าเองและหรือกรณีที่Supplier / Sup-Contract ไม่สามารถมาส่งสินค้าได้
- ดำเนินการจองเที่ยวส่งตามขั้นตอนการของเที่ยวของแผนกจัดส่งลงรายละเอียดให้ครบถ้วน
- ติดตามสอบถามกับพนักงานธุรการจัดส่งถึงเที่ยวที่จองสามารถรับสินค้าได้ตามที่จองหรือไม่
- ในกรณีที่ไม่สามารถไปรับสินค้าได้ซึ่งเกิดจาก เที่ยวจัดส่งสินค้าเต็มให้พนักงานจัดซื้อจองเที่ยวซ้ำอีกครั้งโดยเลื่อนเป็นวันถัดไป
หมายเหตุ: 1. ข้อมูลที่พนักงานจัดซื้อต้องระบุในรายการจองเที่ยวส่งแผนกขายมีดังนี้ ชื่อผู้จอง วันที่เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO)สถานที่รับสินค้าและส่งสินค้า ประเภทสินค้าน้ำหนักของสินค้าและรายละเอียดและจำนวนสินค้าที่จะไปรับ
2. ในกรณีที่ไม่สามารถระบุน้ำหนักของตัวสินค้านั้นๆได้ให้พนักงานธุรการจัดส่งดูรายละเอียดและจำนวนของสินค้าแทนเพื่อใช้ประเมินถึงน้ำหนักที่จะสามารถรับสินค้าได้
3. ในกรณีที่Supplier/ Sup-Contract กำหนดการรับสินค้าออกไปให้พนักงานจัดซื้อสอบถามถึงกำหนดที่แน่นอนและดำเนินการจองเที่ยวส่งเพื่อไปรับสินค้าใหม่อีกครั้ง
4.กรณีที่รถจัดส่งไปรับสินค้าที่Supplierให้พนักงานจัดซื้อสำเนาPOให้พนักงานจัดส่ง เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการขอเข้าไปรับสินค้าและช่วยตรวจสินค้าเบื้องต้น
G.การแจ้งขอเปลี่ยน/คืนสินค้ากับSupplier/Sub-Contract
14.พนักงานจัดซื้อ
- ได้รับแจ้งจากทางคลังสินค้า,QC,ฝ่ายขายขอเคลมสินค้า กรณีที่พบข้อผิดพลาดจากSupplier ตรวจสอบข้อมูลทีได้รับแจ้งนำเรื่องแจ้ง Supplierรับทราบก่อนเบื้องต้น
- รับเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน/คืนสินค้า(คลังสินค้า)จากพนักงานธุรการคลังสินค้าตรวจสอบความถูกต้องได้แก่รายการสินค้า จำนวนที่แจ้งเคลมวันที่ขอเคลม รายเซ็นผู้อนุมัติการแจ้งเคลมตรวจสอบเปรียบเทียบข้อมูลที่ซื้อเข้ามาล่าสุดหรือ ล๊อตที่พบความเสียหายเพื่อพิจารณาทำเรื่องขอเคลม Supplier และบันทึกข้อมูลที่ได้ในเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน -คืนสินค้า(ฝ่ายจัดซื้อ)
- นำเอกสารใบแจ้งขอเปลี่ยน-คืนสินค้า(ฝ่ายจัดซื้อ)เสนอผู้มีอำนาจในการอนุมัติสั่งซื้อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้รับมอบอำนาจเพื่อเซ็นอนุมัติ
- รับเอกสารที่ได้รับการอนุมัติแล้วส่งแฟกซ์ หรือ E-mail.ให้Supplier/Sup-Contractเพื่อทำการเปลี่ยนสินค้าหรือลดหนี้ค่าสินค้าต่อไป
- ติดตามผลการเคลมจากSupplier
หมายเหตุ กรณีเคลมเป็นลดหนี้ ให้บันทึกข้อมูล ใน Odoo พร้อมทั้งส่งเรื่องให้ แผนกบัญชีเพื่อทำหักจ่ายตามลำดับ กรณีถ้าเป็นการเคลมเปลี่ยนสินค้า แจ้งพนักงานคลังเพื่อทำรับเข้าสินค้าที่ Supplier เคลมมาให้ใหม่ ส่งรายงานสรุปการเคลมในรอบเดือน ทุกครั้งที่มีส่ง PI ประจำเดือนนั้นๆ
หมายเหตุ 1. เมื่อได้รับเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน-คืนสินค้า(คลังสินค้า) จากพนักงานธุรการคลังสินค้าพนักงานจัดซื้อสามารถอ้างอิงข้อมูลลายเซ็นในเอกสารนั้นได้ โดยไม่ต้องให้พนักงานคลังสินค้าเซ็นชื่อในเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน- คืนสินค้า (ฝ่ายจัดซื้อ)อีกครั้ง
2.กรณีที่จัดซื้อพบข้อมูลสินค้าเสียหายจาก NCR/ ใบข้อร้องเรียนโดยวิเคราะห์แล้วว่าเกิดจากสาเหตุจาก Supplierเบื้องต้นสามารถนำข้อมูล ขอเคลมSupplierได้เลยโดยไม่ต้องรอเอกสารใบเคลมจากทางคลังสินค้า
H.การทำลดหนี้ซื้อ/เพิ่มหนี้ซื้อ
15.พนักงานจัดซื้อรับเอกสารใบลดหนี้ /เพิ่มหนี้จาก Supplier/Sup-Contractหรือจากแผนกบัญชีเมื่อSupplierมาวางบิล
-ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับเช่น เลขที่เอกสาร วันที่เอกสารใบลดหนี้ -ใบเพิ่มหนี้ รายการสินค้า ราคา จำนวน และ เปรีบเทียบกับข้อมูลเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยนคืนสินค้า (ฝ่ายจัดซื้อ) ที่แจ้งของเคลมหรือ ข้อมูลการสั่งซื้อที่พบข้อผิดพลาด ฯลฯ
-บันทึกรายการลดหนี้ – เพิ่มหนี้(ซื้อ) ลงใน Odoo (อ้างถึง W-PUD-PU05 วิธีการบันทึกใบสำคัญ ใบเพิ่มหนี้(ซื้อ)ใบลดหนี้(ซื้อ)) รวมรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบลดหนี้ – เพิ่มหนี้ (ซื้อ), เอกสารอื่น ๆ ถ้ามี จัดทำรายงานลดหนี้(ซื้อ)/ รายงานเพิ่มหนี้(ซื้อ)ส่งหัวหน้าแผนกจัดซื้อ ตรวจสอบตามลำดับ (อ้างถึง:ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลระบบ Odoo และส่งเอกสารให้พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการต่อไป