การสั่งซื้อต่างประเทศ: P-PC-PC03
4 min
วันที่อัพเดท: (13/02/2567)
จัดทำโดย: คุณวิโรจน์ ตั้งปริมณฑล / Wiroj Tang
อนุมัติโดย: คุณวิพร ตัณฑ์ไพโรจน์ /Viporn Tanpairoj
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
ผู้เกี่ยวข้องในฝ่ายจัดซื้อ / Project Engineer (วิศวกรโปรเจค) / ฝ่ายวิศวกรรม / พนง.การเงิน-ผจก.ฝ่ายการเงิน และผู้ร้องขอการจัดซื้อในระบบ
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เพื่อกำหนดแนวทางการดำเนินการในการสั่งซื้อวัสดุ เครื่องจักร อุปกรณ์ จากต่างประเทศ
คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก
- CIF = ย่อมาจาก Cost, Insurance, Freight รวมค่าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้า ค่าประกันความเสียหาย และค่าระวางเรือ ปลายทางชำระเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นหลังจากสินค้าถึงท่าเรือในประเทศปลายทาง เช่น ค่านำสินค้าลงจากเรือ ภาษี-ศุลกากรขาเข้า และการนำส่งสินค้าจากท่าเรือ (ถ้าเงื่อนไข CNF จะคล้ายกับ CIF แต่ตัดค่าประกันของ)
- FOB = Freight on Board ผู้ส่งออกมีหน้าที่นำสินค้าจากคลังสินค้าไปส่งที่ท่าเรือที่จะนำสินค้าไปยังท่าเรือปลายทาง ทำพิธีศุลกากรขาออก รวมถึงชำระค่าภาษี ค่าใช้จ่ายในการแพ็คสินค้า และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้นก่อนนำสินค้าขึ้นไปยังเรือสินค้าให้เรียบร้อย ส่วนปลายทางจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการขนส่งจากท่าเรือต้นทาง ค่าประกัน และค่าระวางเรือทั้งหมดเอง ในการซื้อขายแบบ FOB ผู้ซื้อจะหาบริษัท Shipping และเปรียบเทียบราคาก่อนจะแจ้งข้อมูลตัวแทน Shipping ในประเทศที่ส่งออกให้ทางผู้ขายติดต่อเพื่อนัดหมายการดำเนินการขนส่งต่อไป
- Bill of Lading (B/L) เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานการส่งออกสินค้า โดยผู้รับที่ประเทศปลายทางสามารถใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานในการแลก D/O เพื่อเคลียร์สินค้าที่ปลายทาง กรณีที่ผู้ขายไม่ส่งตัวจริงมาให้ จะต้องมีการทำเอกสารเป็นแบบ Surrendered B/L เพื่อให้ปลายทางใช้สำเนาในการเคลียร์สินค้าได้เลย
- Airway Bill มีบทบาทหน้าที่คล้ายๆกับ bill of lading แต่เป็นเอกสารรับรองการขนส่งทางอากาศ ใช้เฉพาะกรณีการขนส่งด้วยเครื่องบิน
ขั้นตอนการทำงาน
- ผู้ที่ต้องการสินค้า จัดทำใบ PR ตามขั้นตอน P-PC-PC01
- หลังจากได้รับอนุมัติเอกสารแล้ว ให้วิศวกรโปรเจคเป็นผู้สรรหา ติดต่อ และขอข้อมูลจากผู้ขายต่างประเทศ เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบ และพูดคุยกับผู้ที่ต้องการสินค้า กรณีสินค้าต้องมีการปรับสเปค สั่งตัวอย่าง หรือต่อรองต่างๆ ให้ผู้ที่ต้องการสินค้าและวิศวกรโรงงานพูดคุยกันเพื่อสื่อสารไปยังผู้ขาย และให้เก็บข้อมูลการสื่อสารต่างๆไว้ ในช่องทาง E-mail, Line, ฯลฯ กรณีการสื่อสารที่สำคัญ ให้เก็บไฟล์ และแคปหน้าจอไว้ในระบบ Google Drive เพื่อเป็นข้อมูลส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องในอนาคต
- กรณีเครื่องจักร หรือสินค้ามูลค่าสูงกว่า 50,000 บาท ทุกกรณีให้วิศวกรโปรเจคสร้างโฟลเดอร์ใน Google Drive และจัดเก็บเอกสารทั้งหมด รวมทั้งทำ Sheets สรุปข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูลเปรียบเทียบไว้ด้วย (เปิดสิทธิ์แชร์ผู้เกี่ยวข้อง เช่น พนง.จัดซื้อ การเงิน ผจก.ฝ่ายวิศวกรรม ผจก.โรงงาน และกรรมการผู้จัดการ เป็นต้น)
- หลังจากได้ข้อสรุปในการสั่งซื้อครบถ้วนแล้ว ให้จัดทำเอกสาร PO ตามขั้นตอน P-PC-PC01 แต่ใช้แบบฟอร์ม PO สำหรับการซื้อขายต่างประเทศ F-PC-PC09 (Purchasing Order)
- เพิ่มเติมจากระบบขั้นตอนการเปิด PO เฉพาะกรณีเครื่องจักร หรือสินค้ามูลค่าสูงกว่า 50,000 บาท ให้แชร์ข้อมูล Google Drive ตามข้อ 3 ไปที่กรรมการผู้จัดการ เพื่อให้ตรวจสอบและต่อรองเพิ่มเติม
- การสั่งซื้อสินค้าต่างประเทศที่ไม่ใช่เครื่องจักร และยอดมูลค่าต่ำกว่า 50,000 บาท สามารถทำตามระบบการจัดซื้อสินค้าทั่วไปโดยไม่ต้องจัดทำโฟลเดอร์สรุปข้อมูลใน Google Drive ได้เลย
- หากได้รับอนุมัติการจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อสามารถดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อส่งเรื่องชำระมัดจำหรือชำระตามเงื่อนไขต่อไปตามระบบ
- หลังจากฝ่ายการเงินได้ชำระเงินมัดจำหรือตามเงื่อนไขแล้ว ให้ส่งสลิปจากธนาคารเป็นหลักฐานการชำระให้กับวิศวกรโปรเจคและฝ่ายจัดซื้อ และอีเมล์แจ้งไปยังผู้ขายเพื่อให้ทราบข้อมูลการโอนเงินและคอนเฟิร์มกลับมายังฝ่ายการเงินเมื่อได้รับแจ้งเงินเข้าบัญชีผู้ขายเรียบร้อยแล้ว (สามารถสื่อสารทางอีเมล์ได้ ไม่ต้องใช้แบบฟอร์มพิเศษ)
- กรณีสั่งซื้อสินค้าผ่านแพลทฟอร์มออนไลน์ เช่น Alibaba - Aliexpress ให้จัดทำเอกสารขออนุมัติสั่งซื้อ PR - PO ตามระบบ (แต่ไม่ต้องส่งเอกสาร PR-PO ให้ผู้ขาย) และให้วิศวกรโปรเจคเป็นผู้ทำการสั่งซื้อในแอพพลิเคชั่นได้หลังจากมีหลักฐาน PO อนุมัติแล้ว กรณีการชำระเงิน สามารถแจ้งให้กรรมการผู้จัดการชำระผ่านบัตรเครดิตให้ได้ และแนบเอกสารพร้อมหน้าจอหลักฐานต่างๆส่งให้ฝ่ายการเงิน
- หลังการชำระเงิน วิศวกรโปรเจคมีหน้าที่ติดตามการส่งมอบสินค้า กรณีสินค้าได้รับการส่งมอบ ให้รับหลักฐาน Airway Bill (AWB) หรือ Bill of Lading (B/L) เพื่อนำมาดำเนินการรับสินค้าต่อไป
ข้อควรระวัง
- ในการติดต่อทางอีเมล์ มีมิจฉาชีพที่คอยปลอมอีเมล์โดยระบุตัวตนเสมือนผู้ขายจริง ควรระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อได้รับเลขบัญชีปลายทางที่โอนเงิน หากเป็นข้อมูลที่ได้รับแจ้งทางอีเมล์ จำเป็นต้องตรวจสอบชื่อบัญชีให้ตรงกับชื่อผู้ขายที่เราทำธุรกรรมด้วยเสมอ
- การซื้อขายต่างประเทศ กรณีสินค้ามูลค่าสูงๆ ควรมีตัวเปรียบเทียบเสมอ และนำราคาและข้อมูลเปรียบเทียบปรึกษากันภายใน และสรุปข้อมูลไว้ใน google drive (การมีข้อมูลเพียงพอ จะทำให้บริษัทเข้าใจความแตกต่างและเลือกผู้ผลิตที่เหมาะสม และต่อรองราคาที่เหมาะสมได้)
- หากมีข้อสงสัยในขั้นตอนการติดต่อขอข้อมูล เสนอราคา เงื่อนไขการขายจากต่างประเทศ ให้ปรึกษาผู้มีประสปการณ์การนำเข้าสินค้าต่างประเทศ หรือปรึกษากรรมการผู้จัดการได้ตลอด
- กรณีเครื่องจักร ถ้าเป็นไปได้ พยายามต่อรองให้รวมค่าขนส่งจากประเทศต้นทางไว้ด้วย กรณีมีช่างเดินทางจากต่างประเทศ ควรรวมค่าดำเนินการไว้ในค่าสินค้าให้เรียบร้อย
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
F-PC-PC01 ใบขออนุมัติสั่งซื้อ F-PC-PC09 Purchasing Order (ขึ้นทะเบียนใหม่)