การบริหารงานแจ้งซ่อม-สร้างไอที-ซ่อมบำรุง : P-IT-RM01
วันที่อัพเดท: (02/05/2568)
จัดทำโดย: สมพร พันธ์ทอง / Somporn
อนุมัติโดย: วิโรจน์ ตั้งปริมณฑล/ Wiroj Tang
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
ทุกคนในองค์กร
วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
เมื่อระบบคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ไอที และระบบโทรศัพท์ เกิดหยุดหรือเสียหาย สามารถแก้ไขปัญหาได้
คำศัพท์เฉพาะที่ควรรู้จัก
- ระบบคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทฯ ซึ่งบริษัทฯได้สรรหา บำรุงรักษา และซ่อมแซมเพื่อให้พนักงานได้ใช้งาน ได้แก่ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่อพ่วง อุปกรณ์ทางด้านเน็ตเวิร์ค อุปกรณ์ทางด้านการสื่อสาร โปรแกรมการใช้งานคอมพิวเตอร์ การบริการสนับสนุนต่าง ๆ เป็นต้น
- ระบบโทรศัพท์ หมายถึง ระบบโทรศัพท์ที่เป็นแบบอนาล็อค และดิจิตอล และอุปกรณ์ด้านโทรศัพท์ เช่น ATA โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทดังนี้ PABX , IP-PABX
- ระบบ RDS หมายถึง Remote desktop service เป็นระบบการให้บริการ Terminal server โดยการรีโมตผ่านโปรแกรม Remote desktop เพื่อการทำงานต่างพื้นที่จากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง
- ระบบ DVR หมายถึง เครื่องบันทึกภาพกล้องวงจรปิด ที่มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และมี Hardisk เป็นส่วนบันทึกภาพ โดยขอบเขตส่วนไอทีจะดูแลส่วนงาน DVR สิทธิ์การเข้าถึง / Config ระบบ / IP เท่านั้น ไม่รวมงานเดินสายกล้อง เปลี่ยนกล้อง
- IT Helpdesk หมายถึง Web Application ที่ทางไอทีพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับงานแจ้งซ่อม ร้องขอใหม่ ทะเบียนทรัพย์สิน การเบิกจ่ายสต็อค ประวัติการซ่อม
ขั้นตอนการทำงาน
การขอใช้บริการไอที
1.1 กรณีขอใช้,ขอมี,ขอเพิ่มอุปกรณ์ Device, และขอซื้อโปรแกรมลิขสิทธิ์ ที่ไม่เคยมีมาก่อน
1.ผู้ขอใช้บริการ
กรอกฟอร์ม Memo ออนไลน์ เพื่อขออนุมัติการสั่งซื้อจากต้นสังกัด หรือ BU ยกเว้น Notebook ใหม่ ทางบุคคลจะเป็นจัดหามาให้เอง
2.ผู้ขอใช้บริการ
หลังจากได้รับการอนุมัติการสั่งซื้อแล้ว ทำการแจ้งใน IT Helpdesk พร้อมแนบไฟล์เอกสาร Memo ออนไลน์ ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
3. พนักงานไอที
ตรวจสอบ, หาสเปค และราคา
4. พนักงานไอที
ดำเนินการทำเอกสารใบขอซื้อ ตามขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อขออนุมัติการซื้อจากต้นสังกัด
5. พนักงานไอที
เมื่อจัดซื้อส่งมอบอุปกรณ์ ดำเนินการนําเอกสารลงบันทึกขึ้นทะเบียนทรัพย์สินในระบบ พร้อมกับติดป้ายทะเบียน
6. พนักงานไอที
นำอุปกรณ์ Device, โปรแกรมลิขสิทธ์ ติดตั้ง ลงโปรแกรม ตั้งค่าการใช้งานตามนโยบายบริษัท และทําการทดสอบกับผู้ใช้ จนสามารถทํางานได้ทั้งหมด และปิดงาน
1.2 กรณีซื้อเพื่อทดแทน Device เดิมที่เสียหาย
1.ผู้ขอใช้บริการ
ทำการแจ้งใน IT Helpdesk
2. พนักงานไอที
ดำเนินการทำเอกสารใบขอซื้อ ตามขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อขออนุมัติการซื้อจากต้นสังกัด
3 . พนักงานไอที
เมื่อจัดซื้อส่งมอบอุปกรณ์ ดำเนินการนําเอกสารลงบันทึกขึ้นทะเบียนทรัพย์สินในระบบ พร้อมกับติดป้ายทะเบียน
4. พนักงานไอที
นำอุปกรณ์ Device และทําการทดสอบกับผู้ใช้ จนสามารถทําางานได้ทั้งหมด และปิดงาน
1.3 การแจ้งซ่อมทั่วไป
1.ผู้ขอใช้บริการ
ทำการแจ้งใน IT Helpdesk
2. ระบบ IT Helpdesk
มีการแจ้งเตือนการร้องขอการใช้บริการทาง Slack ที่ Chanel #it_helpdesk
3. พนักงานไอที
ดำเนินการรับงาน, มอบหมายงาน, วิเคราะห์ปัญหา,ให้คําาแนะนํา รีโมทแก้ไข เข้าพื้นที่แก้ไข หลังจากดำเนินการแก้ไขเสร็จแล้วทำการบันทึกผลการปฏิบัติงานลงใน IT Helpdesk , หากมีการเบิกอะไหล่วัสดุสิ้นเปลืองจะต้องทำการบันทึกจ่ายในระบบ และปิดงาน
4. พนักงานไอที
กรณีส่งเคลม : ทำการส่งอุปกรณ์เคลมกับ Supplier, หากเป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์, ปริ้นเตอร์ , เครื่องสำรองไฟให้ทำการจัดหาอุปกรณ์สำรองใช้ให้กับผู้ร้องขอใช้บริการก่อน
5. พนักงานไอที
เมื่อรับอุปกรณ์ ที่ส่งเคลมแล้ว ทําาการตรวจเช็ค / ทดสอบ และ ติดตั้งอุปกรณ์ ให้กับผู้ขอใช้บริการ ลงบันทึกการปฏิบัติงาน และปิดงาน
1.4 การจัดหาอะไหล่ซ่อม / วัสดุสิ้นเปลืองด้านไอที / เครื่องคอมฯ หรืออุปกรณ์ด้านไอทีทดแทน
1. พนักงานไอที
กรณีขอซื้อเร่งด่วน อะไหล่ซ่อม และวัสดุสิ้นเปลืองด้านไอที ที่มีมูลค่าไม่เกิน 2000 บาท , ทำใบเบิกเงินสำรองเมื่อไม่ทราบจำนวนเงินที่แน่ชัด, ใบเบิกเงินสดย่อย/ใบเคลียเงินสำรองเมื่อทราบจำนวนเงิน เพื่อเสนอผู้ช่วยผู้จัดการฝ่าย/ผจก.ฝ่าย เซ็นต์รับทราบ และอนุมัติ
2. พนักงานไอที
ติดต่อฝ่ายการเงินเพื่อขอเบิกเงิน, ประสานงานพนง.ส่งเอกสารตาม ขั้นตอนการจองเพื่อดําเนินการไป ซื้อสินค้า / ไปซื้อเอง
3. พนักงานไอที
กรณีขอซื้อปกติ อะไหล่ซ่อม/วัสดุสิ้นเปลืองไอที/คอมพิวเตอร์/อุปกรณ์ด้านไอที/ค่าต่ออายุบริการต่างๆ /ค่า License โปรแกรมเฉพาะด้านหรืออื่นๆ ทำใบขอซื้อ ตามขั้นตอนการจัดซื้อ, อะไหล่ซ่อม และวัสดุสิ้นเปลืองไอทีจัดซื้อตามความเหมาะสม เพื่อให้เพียงพอต่อการใช้งาน
4. หน.แผนก/ผจก.ฝ่าย/BU
รับทราบ/เห็นชอบ/อนุมัติ
5. พนักงานไอที
เมื่อสินค้ามาถึงกรณีเป็นอะไหล่ซ่อม ทําการตรวจเช็ค / ทดสอบ และ ติดตั้งอุปกรณ์ ให้กับผู้ขอใช้บริการ ลงบันทึกการปฏิบัติงาน และปิดงาน
กรณีเป็นอะไหล่ซ่อม/วัสดุสิ้นเปลือง ทำการบันทึกรับเข้า-จ่ายออกในระบบ
6. พนักงานไอที
จัดหา,จัดเตรียมอุปกรณ์ทดแทนคือ คอมพิวเตอร์,เครื่องสำรองไฟ,จอแสดงภาพ เพื่อสำหรับทดแทน, สำรองใช้กรณีรอการสั่งซื้ออะไหล่ซ่อม
1.5 การแจ้งขอความช่วยเหลือ Applications ที่ทางไอทีพัฒนาขึ้น
1. ผู้ขอใช้บริการ
โทรแจ้งแผนกไอที
2. พนักงานไอที
วิเคราะห์ปัญหา,ให้คําแนะนํา รีโมทแก้ไข หรือนำปัญหากลับมาแก้ไข Bug และพัฒนาต่อยอดเพิ่มฟังก์ชั่นใน version ต่อไป
1.6 กำหนดแผนบำรุงรักษา Server,อุปกรณ์ Network,UPS Server-Network
1.พนักงานไอที
กำหนด Server , อุปกรณ์ Network , UPS ที่ต้องการบำรุงรักษา
2.พนักงานไอที
กำหนดช่วงวันที่ที่ต้องบำรุงรักษา และดำเนินการตามเวลาที่กำหนดไว้
แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
ไม่มี