วิธีการคีย์ใบเสนอราคาและลงผลิตสินค้า
6 min
ภายใต้ Work in: (รหัส: ชื่อ SL02)
วันที่อัพเดท: (06/03/2568)
จัดทำโดย: คุณวิมลวรรณ เสรีกุลพันธ์ / Wimonwan Sereekulapant
อนุมัติโดย: คุณวินัย วัฒนลออสมบุญ / vinai_w
ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานฝ่ายขายทุกคนที่อยู่ในบริษัท ฯ ต้องเข้าใจและรับทราบ
คำศัพท์เฉพาะที่ควรทราบ
- Quotation หรือ Quoted คือ ใบเสนอราคาที่ฝ่ายขายต้องทำในระบบเพื่อนำเสนอราคาให้กับลูกค้าโดยต้องกรอกข้อมูลความต้องการของลูกค้าให้ครบถ้วน
- Sales Order หรือ SO คือ เอกสารคำสั่งซื้อเพื่อให้ฝ่ายผลิตนำเอกสารดังกล่าวไปผลิตงานให้กับลูกค้า
- Order Entry คือ รายการคำสั่งซื้อ
- Site คือ สถานที่หรือที่อยู่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าโดยที่ลูกค้าหนึ่งคนอาจจะมีสถานที่จัดส่งที่หลากหลายในระบบฝ่ายขายสามารถใส่เพิ่มเติมรายละเอียดเหล่านี้ได้เสมอ
- Required Date และ Target Ship Date คือ วันที่ลูกค้าต้องการสินค้าและจัดส่งตามวันที่กำหนด
- Acknowledge Date หรือ Ack Date คือ วันที่รับทราบหรือวันที่อนุมัติเอกสารจากฝ่ายMIS
- Terms คือ หลักเกณฑ์ในการชำระเงินของลูกค้าโดยแบ่ง3กลุ่มคือTerms: เงื่อนไขการชำระเงินของลูกค้าเครดิต: 15 Days , 3 Days , 30 Days , 45 Days , 60 Days , 7 Days , 90 Days , Bypass Deposit: ผ่านเพื่อออนุมัติลงผลิตไปก่อนและลูกค้าเงินสด: Pre100% , Pre50% , Pre 30%
- PO Number คือ เลขที่ใบสั่งซื้อจากทางลูกค้า
- Customer Ref คือ ชื่อโครงการ / หน่วยงานที่ไม่มีระบุอยู่ในรหัสโครงการแต่ต้องการแสดงในเอกสารสามารถมาระบุในช่องดังกล่าว
- Salesperson คือ ชื่อของเซลล์ที่เชื่อมโยงกับลูกค้าท่านนั้นโดยต้องระบุในการสร้างชื่อลูกค้าในขั้นตอนแรก
- Payment Ref คือ รายละเอียดการโอนเงินจากลูกค้าในกรณีเงินสด
- Category คือ หมวดหมู่ของกลุ่มสินค้า
- Part คือ ส่วนหนึ่งของการระบุหมวดหมู่สินค้า
- Quantity คือ จำนวนของสินค้าที่ลูกค้าต้องการ
- Options คือ ตัวเลือกในการใส่รายละเอียดตามคำสั่งซื้อของลูกค้า
- Computer-Aided Design หรือ CAD คือ การออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์และทักษะเบื้องต้นของฝ่ายขายในกรณีที่มีแบบจากทางลูกค้านำเสนอเพิ่มเติมพร้อมใบเสนอราคาค่อนข้างมีความสำคัญเนื่องจากหากมีรายละเอียดการสั่งกระจกที่มีการเจาะรู ตัด/บาก ฟิตติ้ง เป็นต้น
- Attachment คือ การแนบเอกสารหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อนั้น
- Part Breakdown คือ ส่วนในการตรวจสอบราคาและตัวเลือกรายละเอียดต่างๆที่ทางฝ่ายขายระบุในชุดใบเสนอราคา
- User Define คือ การกำหนดข้อมูลจากผู้ใช้งาน
วิธีการปฏิบัติงานสำหรับข้อมูลใบเสนอราคา
- 1. หากมีคำสั่งซื้อจากทางลูกค้าไปสร้างQuotationหรือใบเสนอราคาในตัวเลือกของOrder Entry
- 2.กดเครื่องหมาย + สีเขียวและเลือก Quote
- 3.เลือกCustomerชื่อลูกค้าในระบบและหากไม่มีก็สามารถเพิ่มรหัสลูกค้าได้
-
- 4.เลือก Siteสำหรับจัดส่ง (กรณีที่ไม่มี Site ระบบจะรันเป็นชื่อลูกค้าเหมือนเดิม)
- 5.สำหรับวันที่รับสินค้าหรือวันที่จองเที่ยวเลือกใน Required Dateโดยสามารถดูแผนกำหนดการรับสินค้าจากทางโรงงานตามอีเมล์จากทางทีมวางแผนที่ส่งมาทุกวันโดยอิงตามวันที่ในนั้นเป็นหลัก
- กรณีต้องการงานด่วนทางฝ่ายขายต้องปฏิบัติตาม วิธีการของานด่วนและเลื่อนออก
6.ระบุเลือก Terms และใส่ข้อมูลในส่วนอื่นๆ
- PO Name คือ เลขที่คำสั่งซื้อจากทางลูกค้า
- Customer Ref คือ ชื่อโครงการ / หน่วยงาน ที่ไม่ใช่งานสเปค
- Salesperson คือ ระบบจะรันให้กรณีขายแทน สามารถแก้ไขชื่อได้
- Acknowledge Date หรือ Ack Date คือ วันที่รับทราบหรือวันที่อนุมัติเอกสารจากฝ่ายMIS
7.ระบุข้อมูลใน User Defined
- Project คือ ชื่อโครงการที่ฝ่ายMISสร้าง Code สำหรับชื่อโครงการตามเงื่อนไขที่ทางฝ่ายขายกำหนดไว้ หากไม่มีชื่อโครงการสามารถแจ้งฝ่ายMISให้สร้าง Codeในระบบ
- Sales Spec คือ ชื่อเซลล์ทีมSpecสำหรับทีมInteriorและทีมExteriorรวมถึงSpecของบริษัท
- Payment Ref คือ ระบุการชำระเงินของลูกค้าเฉพาะกรณีเงินสด ที่ลูกค้าโอนเข้าบัญชีธนาคารของบริษัท ทีวายเค กลาส จำกัด โดยระบุรายละเอียดตามเงื่อนไขดังนี้ชื่อธนาคารตัวย่อ เช่น #KB=ธนาคารกสิกรไทย , เลขที่บัญชีโดยระบุ เฉพาะ6หลักท้าย เช่น 04909-9 ,วันที่ลูกค้าโอนเช่น 09.04.2025, จำนวนเงินที่ลูกค้าโอนชำระ= 200,000.- Example: #KB04909-9 09.04.2025=200,000.- เป็นต้น และแนบสลิปโอนเงินทุกครั้งเพื่อให้ฝ่ายการเงินตรวจสอบ
8.ระบุ Quantity จำนวน/แผ่นตามที่ลูกค้าต้องการและเลือกชนิดกระจกใน Category
9.ใส่ความกว้าง(Width)และความสูง(Height)ของกระจกแล้วไปที่ Options
10.เลือกรายละเอียดกระจกที่แถบข้อมูลฝั่งซ้ายมือ ส่วนการตัดเจีย/พ่นสี/พ่นทราย/LOGO/งานพิมพ์ ต่างๆ ให้เข้าไปเลือกใน CAD
11.แนบไฟล์ Order ที่มีข้อมูลงานครบถ้วนของลูกค้า ที่ Attachments
- กรณีที่เป็นกระจกแผ่นเดี่ยวสี่เหลียม เจียริมรอบ/เจียหยาบ/ลบคม สามารถลงตามปกติ
- กรณีที่งานต้องทำแบบให้ส่งทำแบบโดยการเปลี่ยนสถานะเป็น Order Central Planning For CAD เพื่อให้ Central Planning ทำแบบที่ถูกต้องให้ก่อนจึงจะสามารถนำแบบไปเสนอลูกค้าได้ในกรณีที่ลูกค้าที่เป็นเจ้าประจำและสั่งซื้อแน่นอน หากเป็นลูกค้าทั่วไปฝ่ายขายสามารถเลื่อกเบื้องต้นเพื่อนำเสนอราคาก่อนตามเงื่อนไขWORKFLOW สำหรับฝ่ายขาย/Central Planning/MISเริ่มใช้งาน30/06/2025 เป็นต้นไป
12. เมื่อ Central Planning ทำแบบเสร็จแล้วจะเปลี่ยนสถานะเป็น CAD Completed
- 13.ตรวจสอบรายละเอียดก่อนส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้าโดยเลือกOrder EntryโดยการClickขวาที่รายการนั้นเพื่อตรวจสอบ Part Breakdown ทุกครั้งเพื่อตรวจสอบข้อมูลว่าสินค้าที่ลงผลิตดึงวัตถุดิบมาและกระบวนการทำถูกต้องหรือไม่
- จากนั้นตรวจสอบราคาและส่วนลดโดยDoubleClick เพื่อเช็คราคาใน Price พบกับหน้าที่เป็น Price Breakdown หากข้อมูลถูกต้องก็สามารถส่งใบเสนอราคาและส่วนลดให้กับลูกค้าและอนุมัติลงผลิตต่อไป
- จากนั้นตรวจสอบราคาตั้งและส่วนลดตามเงื่อนไขการขายของคุณวินัย
- 14.จากนั้นสามารถนำแบบเสนอลูกค้าได้ เมื่อลูกค้า Approved แบบและ QT กลับมา เซลล์แนบไฟล์ที่ลูกค้าลงนามและแนบใน Attachments ทำการเปลี่ยนสถานะจากใบเสนอราคา QT เป็น Sale Order หรือ SOโดยเลือกคำว่า Copy to Order ระบบจะรันเลขที่SOตามลำดับ
- 15.จากนั้นฝ่ายขายเลือก Classification เป็น Order MIS เมื่อฝ่ายMISตรวจสอบเสร็จแล้วจะเปลี่ยนสถานะเป็น Complete MISและผลิตงานต่อไป
