ทริคในการทำเช็คลิสท์
เรียบเรียงเนื้อหาจาก Andrew Stotz Academy สรุปจากหนังสือ The Checklist Manifesto (Atul Gawande)
วันที่จัดทำ 5/12/2023
ทำเช็คลิสท์เพื่ออะไร
- ป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน
- เป็น Guide Line ให้กับทีมงาน
- ทำให้ไม่ตกหล่นในสิ่งที่ไม่คาดคิด
การทำเช็คลิสท์ที่ดี
- ไม่ใช่ทำให้ติ๊กเฉยๆ แต่คิดมาแล้วว่าจะไกด์การทำงานให้กับทีมงานอย่างไร เช่น แทนที่จะเขียนว่า "ตรวจยางรถยนต์" + "เช็คหม้อน้ำ" + ... ให้เขียนว่า "เดินรอบๆรถและตรวจสอบความพร้อมของรถแล้ว" (ลดจำนวนข้อลง หรือแตกไปที่เช็คลิสท์ย่อย ให้คนที่เหมาะสมรับงานต่อๆกันไป)
- จากข้อก่อนหน้า อาจจะคิดให้ลึกกว่าปัญหาที่เจอ แต่หาแนวทางป้องกันไปด้วยในตัว
- หาสิ่งที่ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน เช่น หากลืมเครื่องมือบางอย่างเมื่อไปถึงหน้างานแล้วอาจทำให้ทำงานไม่ได้ แต่แทนที่จะทำเช็คลิสท์ใส่ว่า ตรวจสอบสว่าน อาจจะคิดเผื่อไปกว่านั้น แล้วใส่ว่า "ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการทำงานในวันนี้ก่อนออกจากบริษัท" หรือหากเป็นเช็คลิสท์ก่อนกลับบ้าน อาจจะกำหนดให้นำกระเป๋าเครื่องมือไปใส่ไว้ในรถตั้งแต่ก่อนออกจากบริษัท เพื่อตอนเช้ามาจะได้พร้อมทำงานวันต่อไปได้เลย
- เรียบง่าย เข้าใจง่าย สั้น และกระชับ
- มีประมาณ 5-10 หัวข้อ ถ้ามีมากเกินไป คนจะเริ่มติ๊กไปงั้นๆและไม่เห็นความสำคัญ
- ลิสท์สิ่งสำคัญที่มักจะถูกมองข้ามหรือละเลยในการทำงาน เช่น คนคุมเครื่องจักร ไม่ควรง่วง เมา หรือกินยาที่ทำให้ง่วงแล้วมาทำงาน
- เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีมโดยกำหนดบทบาทที่เหมาะสมให้กับคนที่กรอกเช็คลิสท์ในแต่ละตำแหน่งงาน
- หลังทำเช็คลิสท์แล้ว ต้องมีการตรวจติดตามว่ามีการกรอกเช็คลิสท์ครบถ้วนหรือถูกต้องหรือไม่
- มีการแก้ไขและอัพเดทอยู่ตลอด จนรู้สึกว่าเช็คลิสท์นี้ช่วยลดความผิดพลาดได้จริงๆ
- ควรอ่านแล้วเข้าใจเลย ไม่ต้องอธิบายเยอะ
- หากใช้งานแล้วรู้สึกเสียเวลา หรือซ้ำซ้อนกับงานอื่น ไม่ควรต้องอดทนทำ ควรปรับปรุงไปเรื่อยๆจนใช้แล้วเกิดประโยชน์
ตัวอย่างเช็คลิสท์ที่เยอะเกินไป
ตัวอย่างการปรับปรุงเช็คลิสท์จากข้อข้างบน
ตรวจเอกสารสำคัญในการเดินทางครบถ้วน (พาสปอร์ท โปรแกรม ใบจองต่างๆ)
ไม่ลืมอุปกรณ์สำหรับการติดต่อสื่อสาร (ที่ชาร์จ ปลั๊ก พาวเวอร์แบงค์ ฯลฯ)
ตรวจสอบของใช้ส่วนตัวว่าครบถ้วนแล้ว (เสื้อผ้า ชุด ผ้า ฯลฯ)
มีเงินเพียงพอสำหรับไปอยู่ต่างประเทศ 1 เดือน
มียา ประกัน หรือการซัพพอร์ทกรณีเจ็บไข้ได้ป่วยหรือยัง
เซฟเบอร์ติดต่อสำคัญๆในมือถือหรือยัง (สถานฑูต เบอร์หัวหน้างาน คนที่ไปรับ)
ตัวอย่างการทำเช็คลิสท์สำหรับงานจัดส่ง
ตัวอย่างเช็คลิสท์ฝ่ายขาย
ผู้เกี่ยวข้องกับการทำเช็คลิสท์
Checklist Master (คุณหนุ่ม = Main | คุณปูน = Support)
- เป็นมือโปรที่เข้าใจในคอนเซ็ปการทำเช็คลิสท์มากที่สุดเพื่อควบคุมคุณภาพของเช็คลิสท์
- มีหน้าที่ตรวจสอบเช็คลิสท์ และคอยแนะนำ กำกับ เพื่อให้การจัดทำเกิดประโยชน์สูงสุด
- ให้คำปรึกษาผู้ใช้งานและผลักดันให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
Checklist Owner (ตัวแทนฝ่าย)
- เป็นผู้จัดทำเช็คลิสท์และใช้งานในแต่ละหน่วยงาน
- คอยแก้ไข ปรับปรุง แจ้งปัญหาการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
- ปรึกษากับ Checklist Master เพื่อให้เช็คลิสท์มีประโยชน์และไม่เสียเวลาการทำงาน
- หากใช้งานแล้วไม่ดี ต้องคอยฟี๊ดแบ็คและปรึกษากับ Checklist Master อยู่เสมอ
Present วันที่ 8/12/66
- ฝ่ายผลิตเริ่มใช้งานตั้งแต่ ปลาย พย. ประมาณ 12 วัน โดยใช้ผ่านระบบที่ https://tykorder.softr.app/checklist
- พนง.ฝ่ายผลิตมีหน่วยงานต่างๆ cut grind temper laminate colorkote bm พบว่ามีการ์ดงานเยอะเกินไป และอยากใช้ลักษณะ Morning Talk มากกว่า จึงปรึกษากันแล้วเห็นว่าอยากปรับให้เป็นหน่วยงานที่กำกับในภาพรวม
- เพิ่มให้ใส่รูปภาพเพิ่มเติมได้
Present วันที่ 26/1/67
ฝ่ายผลิตลดการทำเช็คลิสท์เหลือ ผลิต วิศวกรรม และสโตร์
จัดทำเช็คลิสท์รายวันเหมือนเดิม แต่เป็นการตรวจสอบในภาพรวมเรื่องความพร้อมในการทำงาน
พนง.ยังคงรู้สึกว่าไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร และใช้เวลาในการทำโดยไม่ค่อยเกิดประโยชน์
สำหรับฝ่ายผลิต ลองพิจารณาดูว่าหากใช้งานแล้วไม่ทำให้เกิดประโยชน์ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้เช็คลิสท์นั้นๆ และลองหาวิธีจัดทำเช็คลิสท์ให้เกิดประโยชน์ เช่น ปัญหาไหนเกิดซ้ำๆ และน่าจะแก้ไขได้ด้วยการทำเช็คลิสท์ หรืองานยากๆที่หากทำเช็คลิสท์แล้วจะช่วยป้องกันความผิดพลาดได้ เป็นต้น
ฝ่ายขายนำเสนอเช็คลิสท์ที่ตอบโจทย์ลดความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนการรับงานลูกค้า ตั้งแต่การเสนอราคา การลงงาน การนัดหมายส่งมอบ โดยใช้วิธีสร้างเอกสารแนบในไฟล์ PDF และแก้ไขชื่อ OK เมื่อตรวจสอบแล้ว
ควรพิจารณาว่าหากเกิดประโยชน์ ไม่เสียเวลา ไม่เยอะเกินไป ก็คงไว้ หรือลดจำนวนคำถามไปโฟกัสปัญหาในหัวข้อที่เกิดบ่อยๆก็ได้
Next Step
ปรับปรุงเช็คลิสท์ ลดของเดิม หรือทำใหม่ หรือทำเพิ่มเป็นเช็คลิสท์ตามลักษณะงานที่เข้ามาก็ได้
ให้ checklist master และ owner เข้ามานำเสนออีกครั้งในวันศุกร์ที่ 9 กุมภาพันธ์ 2567 10:45-11:15 (ห้ามเกิน 30 นาที)