ทริคในการทำเช็คลิสท์

เรียบเรียงเนื้อหาจาก andrew stotz academy สรุปจากหนังสือ the checklist manifesto (atul gawande) วันที่จัดทำ 5/12/2023 ทำเช็คลิสท์เพื่ออะไร ป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน เป็น guide line ให้กับทีมงาน ทำให้ไม่ตกหล่นในสิ่งที่ไม่คาดคิด การทำเช็คลิสท์ที่ดี ไม่ใช่ทำให้ติ๊กเฉยๆ แต่คิดมาแล้วว่าจะไกด์การทำงานให้กับทีมงานอย่างไร เช่น แทนที่จะเขียนว่า "ตรวจยางรถยนต์" + "เช็คหม้อน้ำ" + ให้เขียนว่า "เดินรอบๆรถและตรวจสอบความพร้อมของรถแล้ว" (ลดจำนวนข้อลง หรือแตกไปที่เช็คลิสท์ย่อย ให้คนที่เหมาะสมรับงานต่อๆกันไป) จากข้อก่อนหน้า อาจจะคิดให้ลึกกว่าปัญหาที่เจอ แต่หาแนวทางป้องกันไปด้วยในตัว หาสิ่งที่ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน เช่น หากลืมเครื่องมือบางอย่างเมื่อไปถึงหน้างานแล้วอาจทำให้ทำงานไม่ได้ แต่แทนที่จะทำเช็คลิสท์ใส่ว่า ตรวจสอบสว่าน อาจจะคิดเผื่อไปกว่านั้น แล้วใส่ว่า "ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการทำงานในวันนี้ก่อนออกจากบริษัท" หรือหากเป็นเช็คลิสท์ก่อนกลับบ้าน อาจจะกำหนดให้นำกระเป๋าเครื่องมือไปใส่ไว้ในรถตั้งแต่ก่อนออกจากบริษัท เพื่อตอนเช้ามาจะได้พร้อมทำงานวันต่อไปได้เลย เรียบง่าย เข้าใจง่าย สั้น และกระชับ มีประมาณ 5 10 หัวข้อ ถ้ามีมากเกินไป คนจะเริ่มติ๊กไปงั้นๆและไม่เห็นความสำคัญ ลิสท์สิ่งสำคัญที่มักจะถูกมองข้ามหรือละเลยในการทำงาน เช่น คนคุมเครื่องจักร ไม่ควรง่วง เมา หรือกินยาที่ทำให้ง่วงแล้วมาทำงาน เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีมโดยกำหนดบทบาทที่เหมาะสมให้กับคนที่กรอกเช็คลิสท์ในแต่ละตำแหน่งงาน หลังทำเช็คลิสท์แล้ว ต้องมีการตรวจติดตามว่ามีการกรอกเช็คลิสท์ครบถ้วนหรือถูกต้องหรือไม่ มีการแก้ไขและอัพเดทอยู่ตลอด จนรู้สึกว่าเช็คลิสท์นี้ช่วยลดความผิดพลาดได้จริงๆ ควรอ่านแล้วเข้าใจเลย ไม่ต้องอธิบายเยอะ หากใช้งานแล้วรู้สึกเสียเวลา หรือซ้ำซ้อนกับงานอื่น ไม่ควรต้องอดทนทำ ควรปรับปรุงไปเรื่อยๆจนใช้แล้วเกิดประโยชน์ ตัวอย่างเช็คลิสท์ที่เยอะเกินไป ตัวอย่างการปรับปรุงเช็คลิสท์จากข้อข้างบน ตรวจเอกสารสำคัญในการเดินทางครบถ้วน (พาสปอร์ท โปรแกรม ใบจองต่างๆ) ไม่ลืมอุปกรณ์สำหรับการติดต่อสื่อสาร (ที่ชาร์จ ปลั๊ก พาวเวอร์แบงค์ ฯลฯ) ตรวจสอบของใช้ส่วนตัวว่าครบถ้วนแล้ว (เสื้อผ้า ชุด ผ้า ฯลฯ) มีเงินเพียงพอสำหรับไปอยู่ต่างประเทศ 1 เดือน มียา ประกัน หรือการซัพพอร์ทกรณีเจ็บไข้ได้ป่วยหรือยัง เซฟเบอร์ติดต่อสำคัญๆในมือถือหรือยัง (สถานฑูต เบอร์หัวหน้างาน คนที่ไปรับ) ตัวอย่างการทำเช็คลิสท์สำหรับงานจัดส่ง ตัวอย่างเช็คลิสท์ฝ่ายขาย ผู้เกี่ยวข้องกับการทำเช็คลิสท์ checklist master (คุณหนุ่ม = main | คุณปูน = support) เป็นมือโปรที่เข้าใจในคอนเซ็ปการทำเช็คลิสท์มากที่สุดเพื่อควบคุมคุณภาพของเช็คลิสท์ มีหน้าที่ตรวจสอบเช็คลิสท์ และคอยแนะนำ กำกับ เพื่อให้การจัดทำเกิดประโยชน์สูงสุด ให้คำปรึกษาผู้ใช้งานและผลักดันให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง checklist owner (ตัวแทนฝ่าย) เป็นผู้จัดทำเช็คลิสท์และใช้งานในแต่ละหน่วยงาน คอยแก้ไข ปรับปรุง แจ้งปัญหาการใช้งานอย่างต่อเนื่อง ปรึกษากับ checklist master เพื่อให้เช็คลิสท์มีประโยชน์และไม่เสียเวลาการทำงาน หากใช้งานแล้วไม่ดี ต้องคอยฟี๊ดแบ็คและปรึกษากับ checklist master อยู่เสมอ present วันที่ 8/12/66 ฝ่ายผลิตเริ่มใช้งานตั้งแต่ ปลาย พย ประมาณ 12 วัน โดยใช้ผ่านระบบที่ https //tykorder softr app/checklist พนง ฝ่ายผลิตมีหน่วยงานต่างๆ cut grind temper laminate colorkote bm พบว่ามีการ์ดงานเยอะเกินไป และอยากใช้ลักษณะ morning talk มากกว่า จึงปรึกษากันแล้วเห็นว่าอยากปรับให้เป็นหน่วยงานที่กำกับในภาพรวม เพิ่มให้ใส่รูปภาพเพิ่มเติมได้ present วันที่ 26/1/67 ฝ่ายผลิตลดการทำเช็คลิสท์เหลือ ผลิต วิศวกรรม และสโตร์ จัดทำเช็คลิสท์รายวันเหมือนเดิม แต่เป็นการตรวจสอบในภาพรวมเรื่องความพร้อมในการทำงาน พนง ยังคงรู้สึกว่าไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร และใช้เวลาในการทำโดยไม่ค่อยเกิดประโยชน์ สำหรับฝ่ายผลิต ลองพิจารณาดูว่าหากใช้งานแล้วไม่ทำให้เกิดประโยชน์ ก็ไม่จำเป็นต้องใช้เช็คลิสท์นั้นๆ และลองหาวิธีจัดทำเช็คลิสท์ให้เกิดประโยชน์ เช่น ปัญหาไหนเกิดซ้ำๆ และน่าจะแก้ไขได้ด้วยการทำเช็คลิสท์ หรืองานยากๆที่หากทำเช็คลิสท์แล้วจะช่วยป้องกันความผิดพลาดได้ เป็นต้น ฝ่ายขายนำเสนอเช็คลิสท์ที่ตอบโจทย์ลดความผิดพลาดในแต่ละขั้นตอนการรับงานลูกค้า ตั้งแต่การเสนอราคา การลงงาน การนัดหมายส่งมอบ โดยใช้วิธีสร้างเอกสารแนบในไฟล์ pdf และแก้ไขชื่อ ok เมื่อตรวจสอบแล้ว ควรพิจารณาว่าหากเกิดประโยชน์ ไม่เสียเวลา ไม่เยอะเกินไป ก็คงไว้ หรือลดจำนวนคำถามไปโฟกัสปัญหาในหัวข้อที่เกิดบ่อยๆก็ได้ next step ปรับปรุงเช็คลิสท์ ลดของเดิม หรือทำใหม่ หรือทำเพิ่มเป็นเช็คลิสท์ตามลักษณะงานที่เข้ามาก็ได้ ให้ checklist master และ owner เข้ามานำเสนออีกครั้งในวันศุกร์ที่ 9 กุมภาพันธ์ 2567 10 45 11 15 (ห้ามเกิน 30 นาที)