---
title: การจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบ และ งานจ้าง(ยังไม่เสร็จ)
slug: tykglass/Xav8b-datLIi-FII1zbwx
docTags:
createdAt: 2025-04-23T04:34:03.065Z
---
งวันที่อัพเดท: (01/05/2568)
จัดทำโดย: คุณเพ็ญพรรณ บัวศรี /[penpun bousri](userId\:t_DTYQmagx_9LubMlwPso)
อนุมัติโดย: คุณวิพร ตัณฑ์ไพโรจน์ / [Viporn Tanpairoj](userId\:A_htAINJDfHoAqS7KSfyp)
## ใครควรอ่านเอกสารฉบับนี้
พนักงานจัดซื้อ และ พนักงานที่เกี่ยวข้อง
## วัตถุประสงค์ของระบบงานนี้
ขั้นตอนการปฏิบัติงานฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดซื้อ กระจกวัตถุดิบ กระจกสำเร็จรูป และกระจกกึ่งสำเร็จรูป /ฟิล์ม /สี / ผ้า และ อื่นๆ เพื่อจำหน่ายและนำมาใช้งานในบริษัท เป็นไปตามความต้องการของผู้ร้องขอและถูกต้องตามหลักเกณฑ์ ข้อกำหนด ของบริษัทที่ได้กำหนดไว้
**ขอบเขต**
ขั้นตอนการทำงานนี้ ครอบคลุมถึงกิจกรรมตั้งแต่รับใบขอซื้อ หรือ ข้อมูลการใช้งาน > วางแผน - ตรวจสอบข้อมูลเพื่อคัดเลือกผู้ขาย > ทำการเปรียบเทียบราคา อย่างน้อย 3 ราย > เปิดใบสั่งซื้อสินค้า > เสนออนุมัติสั่งซื้อ > ติดตามและทวนสอบผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อ > รับเข้าสต็อก > ส่งเรื่องให้บัญชีทำจ่ายชำระค่าสินค้า
**เอกสารอ้างอิง**
**(รอใส่ข้อมูล)**
**คำจำกัดความ**
1. ผลิตภัณฑ์ หมายถึง ผลิตภัณฑ์ที่บริษัทมีไว้เพื่อจัดจำหน่ายและบริการ แบ่งเป็น
- งานสั่งทำตามแบบของลูกค้าที่ลูกค้ามียืนยันการสั่งซื้อ
- งานขายสินค้า Stock
- งานขายสินค้า Stock ที่บริการตัดตามขนาด (ตัดแบ่งตามความต้องการของลูกค้า แบ่งเป็นรับผิดชอบและไม่รับผิดชอบความเสียหายที่เกิดจากการแปรสภาพ)
\- งานบริการขนส่งสินค้า (มีแบบคิดราคาและไม่คิดราคาตามเงื่อนไขยอดการสั่งซื้อของลูกค้า)
ผลิตภัณฑ์ มี 2 ประเภท ได้แก่
1. กระจก ได้แก่ กระจกแผ่นมาตรฐาน จากผู้ผลิตกระจกแผ่นทั้งในและต่างประเทศ เช่น กระจกใส กระจกสีตัดแสง กระจกลวดลาย ( Ref.ใบราคามาตรฐาน) เป็นต้น และกระจกแปรรูปจากผู้ผลิตทั้งในและต่างประเทศ เช่น กระจกเทมเปอร์ กระจกลามิเนท กระจกอินซูเลท และกระจกแปรรูปอื่น ๆ
2. งานบริการขนส่ง (มีแบบคิดราคาและไม่คิดราคาตามเงื่อนไขยอดการสั่งซื้อของลูกค้า)
2. ผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน หมายถึง อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ รวมถึงเครื่องจักร และวัสดุสิ้นเปลืองหรือสิ่งอำนวยความสะดวก ที่บริษัทฯ สั่งซื้อมาเพื่อใช้ในการทำงานและประกอบผลิตภัณฑ์เพื่อขาย
1. อุปกรณ์ ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆ ที่บริษัทฯมีไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน เช่น รถเข็น เป็นต้น
2. เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ได้แก่ Venire ตลับเมตร เครื่องชั่งดิจิตอล เครื่องชั่งกิโลกรัม ฟุตเหล็ก เป็นต้น
3. วัสดุสิ้นเปลือง หมายถึง วัสดุที่ใช้แล้วหมดไป แบ่งเป็น
1. วัสดุสิ้นเปลืองโรงงาน เช่น เทปกาว บรรจุภัณฑ์ (ถุงพลาสติก) อะไหล่(น็อต)ต่างๆใช้กับเครื่องจักรในโรงงาน หินเจียกระจก ดอกเจาะกระจก น้ำมันหล่อลื่น น้ำมันสน น้ำมันตัดกระจก เป็นต้น
2. วัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน เช่น เครื่องเขียน แบบพิมพ์ อุปกรณ์ของใช้ในสำนักงาน ต่าง ๆ ของใช้เกี่ยวกับการทำความสะอาด สำนักงาน เป็นต้น
4. เครื่องจักร ได้แก่ เครื่องเจีย เครื่องเจาะรูกระจก โต๊ะตัดกระจก เครื่องบาก เครื่องตัด CNC เครื่องปั้มลม
3\. การจัดจ้างหรืองานจ้างทำ หมายถึง งานจัดจ้าง Sub-contract ของบริษัทฯ ที่บริษัทจัดจ้างบุคคลภายนอกให้ดำเนินการแทนในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งของกระบวน ซึ่งมีกระทบต่อระบบคุณภาพของการจำหน่ายผลิตภัณฑ์ และ กำหนดให้ต้องประเมินผลงาน ดังนี้
4\. Supplier / Sub-Contract / Vendor หมายถึง ผู้ขายผลิตภัณฑ์,ผู้รับจ้างทำผลิตภัณฑ์ ได้แก่งานแปรรูปกระจก งานขนส่ง และงานบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
5\. ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อ หมายถึง ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากกรรมการผู้จัดการในการอนุมัติใบขอซื้อ
**หมายเหตุ : กรณีที่เป็นงานสั่งทำ (กระจกภายนอก) หลังจากที่ ผช.ผจก.หรือ ผจก.ฝ่ายแผนกฯ เซ็นอนุมัติ ต้องส่งให้ผู้จัดการฝ่ายขาย อนุมัติด้วยเสมอ (เช่น งานเซรามิก งานดัดโค้ง งานจ้างเจียรทำภายนอก ) ****(รอทบทวน)**
- กรณีทีเป็นงานขอซื้อสินค้าเข้าสต็อกเพื่อจำหน่าย เร่งด่วน สามารถให้หน.แผนกฝ่ายขายและ ผจก.ฝ่ายขายเซ็นอนุมัติใบขอซื้อได้
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าใช้งานโครงการและมีจำนวน ต้องนำใบขอซื้อ ขออนุมัติ จาก กรรมการผู้จัดการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
- ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก กรณีที่ผู้ขอซื้อ ขออนุมัติซื้อสินค้า เร่งด่วน แต่เกินวงเงินที่สามารถอนุมัติขอซื้อได้ ให้ผู้จัดการฝ่าย หัวหน้าแผนก ขออนุมัติทาง MD ก่อนเซ็นอนุมัติทุกครั้ง
1. ข้อมูลการขอซื้อ หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะขอซื้อจากผู้ขอซื้อ ซึ่งต้องให้รายละเอียดและเอกสารประกอบรวมถึงข้อมูลต่างๆ ตามความเหมาะสม เช่น รายละเอียดสินค้า จำนวน ผู้อนุมัติ วันที่ต้องการ เป็นต้นโดยเฉพาะผลิตภัณฑ์ที่มีไว้เพื่อจำหน่าย แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การสต๊อกไว้เพื่อจำหน่าย และ สั่งซื้อตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ให้จัดเตรียมข้อมูลให้ถูกต้องดังนี้
- การสต๊อกไว้เพื่อจำหน่าย ผู้ขอซื้อที่เป็นฝ่ายคลังสินค้าฯ ให้จัดทำใบขอซื้อแผนกคลังสินค้า กรณีที่พบว่าสินค้าเหลือน้อย หลังจากที่มีการนับสต็อกประจำสัปดาห์ และหรือ กรณีที่คลังสินค้าต้องการใช้สินค้าเร่งด่วน และ ฝ่ายอื่นๆ ที่จะขอซื้อให้ใช้แบบฟอร์มใบขอซื้อ **xxxx** โดยบันทึกรายละเอียดตามแบบฟอร์มที่กำหนดให้ครบถ้วน
- ~~การซื้อตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ผู้ขอซื้อทุกฝ่ายให้ใช้ข้อมูลการขอซื้อ ใน โปรแกรม FV โดยบันทึกรายละเอียดตามแบบฟอร์มที่กำหนดให้ครบถ้วน ในกรณีที่เป็น งานกระจกที่ต้องมีแบบแนบ ให้ใช้ควบคู่กับใบขอซื้อในระบบ Mac 5 ทุกครั้ง~~
1. ผู้มีอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อ หมายถึง ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจจากกรรมการผู้จัดการในการอนุมัติใบสั่งซื้อ** ตามเงื่อนไขที่ได้กำหนด**
ขยายความการกำหนดอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อสินค้า กำหนดให้ตามเงื่อนไขดังนี้
1.ผลิตภัณฑ์เพื่อจำหน่าย/เพื่อ Stock กระจก / ฟิล์ม / ผ้า / สี / สินค้าที่อยู่ภายใต้เงื่อนไขการกำหนด Min Max ให้สั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกได้
กำหนดให้
- ผู้จัดการส่วน /ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อได้โดยไม่จำกัดวงเงินในการอนุมัติทุกกรณี
- ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อสินค้าที่อยู่ภายใต้เงื่อนไข Min Max ที่สั่งซื้อสินค้าเพื่อสต็อกไว้จำหน่ายได้ วงเงินไม่เกิน 200,000 บ.
2\. สินค้าวัตถุดิบพิเศษ กระจกพิเศษ กระจกนำเข้าจากต่างประเทศ สินค้าที่สั่งซื้อเฉาะงานสเปค กรณีที่อยู่นอกเหนือจากที่กำหนด Min Max สต็อก และ หรือ ที่ต้องสั่งผลิตพิเศษ มีปริมาณการสั่งซื้อเพือรองรับงานโครงการ ของลูกค้า
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อเท่านั้น
3\. ผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ วัสดุสิ้นเปลือง โรงงานสำนักงาน ที่บริษัทฯ สั่งซื้อมาเพื่อใช้ในการทำงานและประกอบผลิตภัณฑ์เพื่อขาย
- อุปกรณ์ ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆที่บริษัทฯมีไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน เช่น รถเข็น เป็นต้น
- เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ได้แก่ Venire ตลับเมตร เครื่องชั่งดิจิตอล เครื่องชั่งกิโลกรัม ฟุตเหล็ก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลืองโรงงาน เช่น เทปกาว บรรจุภัณฑ์ (ถุงพลาสติก) อะไหล่(น็อต)ต่างๆใช้กับเครื่องจักรในโรงงาน หินเจียกระจก ดอกเจาะกระจก น้ำมันหล่อลื่น น้ำมันสน น้ำมันตัดกระจก เป็นต้น
- วัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน เช่น เครื่องเขียน แบบพิมพ์ อุปกรณ์ของใช้ในสำนักงาน ต่าง ๆ ของใช้เกี่ยวกับการทำความสะอาด สำนักงาน เป็นต้น
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการส่วน / ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ : สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อได้โดยไม่จำกัดวงเงินในการอนุมัติ
- ผู้จัดการ ทั่วไป / ผู้จัดการโรงงาน / ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ : สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.(กรณีเครดิต) และ กรณีใบสั่งซื้อเบิกเงินสดย่อย **- **เงินทดลอง กำหนดให้สามารถเซ็นอนุมัติได้วงเงินไม่เกิน **5,000 **บ**.**
4.เครื่องจักร เครื่องมือเครื่องใช้โรงงาน-สำนักงาน ขนาดใหญ่ เช่น เครื่องเจีย เครื่องเจาะรูกระจก โต๊ะตัดกระจก ปั้มลม แท่นตัดอลูมิเนียม เครื่องรัดกล่อง เครื่องถ่ายเอกสาร
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อเท่านั้น
5.การจัดจ้างหรืองานจ้างทำผลิตภัณฑ์ภายนอก สั่งทำเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้า ได้แก่
\- กระจก เช่น งานเจียรริม เจียรปลี ขัดฝ้า เจียรองศา พ่นทราย จ้างอบเทมเปอร์ บาก เจาะ เป็นต้น
~~- อลูมิเนียม เช่น ดัดโค้ง อบสี เป็นต้น~~
~~- อุปกรณ์ เช่น จ้างปั๊มกุญแจ เป็นต้น~~
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี -ไม่จำกัดวงเงิน
- ผู้จัดการทั่วไป /ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.
6.งานจ้าง งานบริการ อื่น ๆ เช่น การสอบเทียบเครื่องมือวัด(ภายนอก) งานซ่อม/สร้าง โครงสร้างพื้นฐาน อาคาร-โรงงาน การให้บริการระบบคอมพิวเตอร์ สื่อโฆษณาการตลาด
กำหนดให้ :
- ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ / ผู้จัดการส่วน เป็นผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี -ไม่จำกัดวงเงิน
- ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ สามารถอนุมัติใบสั่งซื้อ วงเงินไม่เกิน 10,000 บ.
หมายเหตุ : การกำหนดการแก้ไขข้อมูล ด้านราคา/จำนวนรายการสินค้า หรือ รายชื่อ Supplier หลังจากที่มีการอนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว กำหนดให้สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ ดังนี้
1.ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ /ผู้จัดการส่วน สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลการใบสั่งซื้อได้ทุกกรณี โดยไม่จำกัดวงเงินและเงื่อนไขการเปลี่ยนแปลง
2.ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/ หัวหน้าแผนกจัดซื้อ สามารถแก้ไข จำนวนสินค้า / ราคา วงเงินไม่เกิน 10% ของยอดที่สั่งซื้อ แต่วงเงินไม่เกิน 10,000บ. และสามารถเปลี่ยนแปลง Supplier ที่สั่งซื้อได้ กรณีที่พิจารณาแล้วเห็นว่า สมควรเปลี่ยนผู้ซื้อ เนื่องจาก Supplier ให้ราคาถูกกว่า สินค้าได้ตามคุณภาพที่กำหนด หรือสเปคดีกว่า หรือ Supplier ไม่สามารถส่งสินค้าได้ตามที่ต้องการ
1. **ผู้ขอซื้อ หมายถึง พนักงานที่บริษัทกำหนดให้สามารถทำใบขอซื้อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ ได้แก่ พนักงานทุกระดับ ยกเว้น พนักงานคลังสินค้า, แม่บ้าน, พนักงานขับรถ, พนักงานจัดส่ง เป็นต้น**
2. ตรายางรับเข้าสินค้าจากผู้ส่งมอบ หมายถึง ตรายางที่ใช้รับเข้าสินค้าและส่งตรวจสอบใบส่งสินค้า โดยกำหนดให้พนักงานจัดซื้อประทับตราเมื่อ Supplier / Sup-Contract มาส่งสินค้าและ/หรือ งานบริการ และ ได้รับใบส่งสินค้า จากธุรการคลังสินค้า เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลเลขที่เอกสารการรับเข้าสินค้า ผู้จัดทำ และ ผู้ตรวจสอบใบส่งสินค้า
**ตัวอย่าง : ตรายางที่ใช้บันทึกข้อมูล**
::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/rHPloKCo-m-cdGLByM1Sw/qFVzioBdgGsw94QIe9Cbz_image.png" size="50" width="537" height="221" position="center" showCaption="false"}
**รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน**
### ขั้นตอนการทำงาน
### A.การวางแผนการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์
1.พนักงานจัดซื้อ
- ตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือเป็นประจำทุกวันตามความเหมาะสม ในระบบ FV / Odoo ตามวิธีการปฏิบัติงานเรื่อง การเช็คสต็อก ในระบบ Odoo เพื่อทำการวางแผนและทำการขอซื้อล่วงหน้าเพื่อให้ทันต่อความต้องการ
- รับทราบข้อมูลจากทางคลัง/ฝ่ายขายกรณีที่จะมีการออกสินค้าล่วงหน้ามีจำนวนทาง E-MAILนำข้อมูลที่ได้รับมาใช้วางแผนการขอซื้อสั่งซื้อและการเรียกเข้าล่วงหน้า
- กรณีที่มีความต้องการวัตถุดิบพิเศษที่นอกเหนือจากที่กำหนดสต็อก หรือ มากกว่า MinMax งานโครงการพิเศษ ให้นำเรื่องปรึกษากับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทันที เพื่อวางแผนการสั่งซื้อ
**หมายเหตุ:จัดซื้อควรมีการศึกษาเพิ่มเติมหรือมีข้อมูลระยะเวลาการผลิตและการส่งมอบของ Supplier / Sup-Contract เพื่อสะดวกในการวางแผนการสั่งซื้อ เช่น กระจกวัตถุดิบพิเศษต้องนำเข้าจากต่างประเทศ ต้องใช้ระยะเวลานำเข้ามากกว่า 1 เดือน / รอบผลิตกระจกหนา 8-12 มิล ใส เขียว กระจก Deco 2-3 เดือนผลิต 1 ครั้ง**
กรณีที่1:ถ้าพบว่ายอดสินค้าคงเหลือเท่ากับยอด (MinMax) ให้ทำการขอซื้อตามขั้นตอนถัดไปทันที
กรณีที่2: ถ้ามีการร้องขอจากผู้มีสิทธิ์ขอซื้อให้ทำการขอซื้อตามขั้นตอนถัดไป
### B.การสอบถามราคาการขอซื้อการเช็คข้อมูลเพื่อจัดซื้อผลิตภัณฑ์และการจัดจ้าง
B.1การสอบถามราคา
2.ผู้ขอซื้อ
- จัดทำใบสอบถามราคา– ขอตัวอย่างสินค้า ส่งให้หน.แผนก/ผจก.ฝ่ายตรวจสอบและ อนุมัติลงนาม เพื่อวิเคราะห์และรับทราบถึงข้อมูลที่ต้องการสอบถามก่อนส่งให้แผนกจัดซื้อดำเนินการเช็คข้อมูล
- ผู้ขอซื้อส่งใบสอบถามราคา – ขอตัวอย่างสินค้าให้พนักงานจัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง พร้อมลงชื่อรับเอกสารเพื่อดำเนินการเช็คข้อมูลต่อไป
3.พนักงานจัดซื้อ
- รับใบสอบถามราคา ขอตัวอย่างสินค้า ตรวจสอบข้อมูลความถูกต้องจากผู้ขอซื้อ ดำเนินเรื่องเช็คข้อมูลตามที่ผู้ขอซื้อร้องขอ
- พนักงานจัดซื้อแจ้งข้อมูลที่สอบถามกลับให้ผู้ขอซื้อ
หมายเหตุ:
- พนักงานจัดซื้อในกรณีที่เป็นการเช็คข้อมูลตามใบสอบถามราคา-ขอตัวอย่างสินค้าให้ทำการสอบถามข้อมูลSupplier– Sub-Contract โดยใช้แบบฟอร์มใบขอราคาโครงการ /ใบสอบถามราคา และหรือ สอบถามข้อมูลตามช่องทางการสื่อสารต่างๆ เช่น โทรศัพท์ ,E-mail
- พนักงานจัดซื้อเมื่อได้ข้อมูลแล้วให้ตรวจสอบความถูกต้องและ ส่งข้อมูลแจ้งผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ และหรือผู้จัดการทั่วไป,ผู้จัดการฝ่ายขายและหรือหัวหน้าแผนกฝ่ายขายที่ได้รับการอนุมัติให้ทราบต้นทุนได้ทางโทรศัพท์ ทางเอกสารและหรือทาง E-mail
*B.2การขอซื้อ*
4.ผู้ขอซื้อ
- จัดทำใบขอซื้อ (ในระบบ Odoo )
- นำเสนอให้ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อเซ็นอนุมัติ
- ส่งให้พนักงานจัดซื้อตรวจสอบความถูกต้อง พร้อมลงชื่อ
หมายเหตุ:
- กรณีถ้าเป็นงานกระจกสั่งทำที่มีแบบต้องแนบ ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจก LAMINATED กระจกTEMPER& กระจกCOLORKOTE ด้วยทุกครั้งและ งานขอซื้ออื่นๆ เช่นวัสดุสิ้นเปลือง ต้องแนบ ใบแจ้งซ่อมสร้าง ใบMemoขออนุมัติต่างๆ มาด้วย (ถ้ามี)
- ข้อมูลใบขอซื้อที่ขอซื้อสินค้าเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้าต้องกรอกรายละเอียดเพิ่มเติม(ที่นอกเหนือจาก จำนวน รายการสินค้า) ให้ครบถ้วนเช่น ระบุเลขที่ใบสั่งขาย/มัดจำขายชื่อลูกค้า ชื่องานโครงการ ราคาขายเพื่อให้จัดซื้อง่ายต่อการตรวจสอบก่อนสั่งซื้อสินค้า
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าให้ลูกค้าที่เป็นลูกค้าเงินสดให้ทางพนักงานขายแนบเอกสารใบสั่งขาย/มัดจำขายมาพร้อมกับใบขอซื้อด้วยทุกครั้ง
5.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- รับเอกสารใบขอซื้อแผนกคลังสินค้า ,ใบขอซื้อ( Odoo ) ,พร้อมเอกสารแนบต่างๆ เช่น ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจก LAMINATED กระจกTEMPER & กระจก COLORKOTE , ใบสั่งขาย/มัดจำขาย , ตรวจสอบรายละเอียดในใบขอซื้อได้แก่ ชื่อสินค้า,ขนาด,จำนวน,ยี่ห้อ ราคา ผู้ขอซื้อ ,เงื่อนไขในการขอซื้อ,วงเงินเงินมัดจำมากกว่า 50% กรณีสินค้าสั่งผลิต ผู้อนุมัติขอซื้อระยะเวลาที่ต้องการ ฯลฯให้ครบถ้วน
- ในกรณีที่เป็นการสั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกไว้เพื่อจำหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลและบันทึกไว้ที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนทุกครั้ง ก่อนสั่งซื้อ
- เสนอผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อพิจารณาเพื่ออนุมัติก่อนสั่งซื้อ
*กรณี *เป็นกระจกสั่งทำ เมื่อได้รับใบขอซื้อ ( Odoo ) ใบยืนยันการสั่งผลิตกระจกLAMINATEDกระจก TEMPER& กระจกCOLORKOTE ตรวจสอบแล้วสามารถสั่งซื้อได้เลยโดยไม่ต้องเสนอผู้มีอำนาจในการอนุมัติการสั่งซื้อเพื่อเซ็นอนุมัติทุกครั้งและให้ใช้เอกสารทั้ง2ใบนี้ควบคู่กัน
*กรณี *เป็นใบขอซื้อแผนกคลังใบขอซื้อ( Odoo ) เมื่อสั่งสินค้าเข้าสต๊อกไว้เพื่อจำหน่ายต้องเสนอผู้มีอำนาจ ในการอนุมัติเซ็นอนุมัติก่อนสั่งซื้อทุกครั้ง
หมายเหตุ:
- กรณีสินค้าที่มีการขอซื้อเข้าสต็อกมีการเปลี่ยนแปลงเรื่องราคาเช่นปรับราคา ขึ้นหรือลงหรือเปลี่ยนโปรโมชั่นของแถมซึ่งทำให้มีผลกระทบต่อต้นทุนที่เข้ามาก่อนหน้านี้ฯลฯ พนักงานจัดซื้อต้องนำเรื่อเสนอผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อก่อนสั่งซื้อสินค้าเข้าสต็อกตามช่องทางช่องการสื่อสารต่างๆ
- กรณีที่เป็นสินค้าใหม่(สั่งซื้อเข้าสต็อกเพื่อจำหน่ายและผลิตภัณฑ์เพื่อใช้งาน)หาSupplier/Sub-Contract จำนวนอย่างน้อย 3 ราย เพื่อเปรียบเทียบราคาจาก Supplier/Sub-Contract โดยใช้ แบบฟอร์มเปรียบเทียบราคา (อ้างถึง:ขั้นตอนการคัดเลือกSupplier/ Sub-Contract รายใหม่: P-PUD-SS01)
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าเข้าสต็อกจำนวนไม่เกินMin,Max ที่กำหนดสามารถให้ ผจก.ฝ่ายขายและ หน.ฝ่ายขายเซ็นอนุมัติใบขอซื้อได้
- กรณีขอซื้อสินค้างานโครงการประเภทกระจกเบสิก - อลูมิเนียม– อุปกรณ์มาเพื่อจำหน่ายให้ลูกค้ามีปริมาณมากและสินค้านั้นไม่ได้เก็บสต็อกผู้ขอซื้อต้องนำเอกสารใบขอซื้อให้กรรมการผู้จัดการเซ็นอนุมัติเท่านั้นหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการผู้จัดการก่อนส่งมอบให้พนักงานจัดซื้อ
- กรณีที่ขอซื้อสินค้าที่ไม่มีโค๊ตมาตรฐานแต่ต้องเหลือเก็บไว้สต็อกให้ผู้ขอซื้อจัดทำใบขอตั้งรหัสสินค้าส่งให้แผนก MIS เพื่อตั้งรหัสในระบบ และจัดซื้อตรวจสอบตอนรับเข้าแจ้งหนี้อีกครั้ง
6\. ผู้มีอำนาจในการอนุมัติใบขอซื้อ ตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียดเพื่อทำการอนุมัติ การขอซื้อ
*กรณีที่อนุมัติการขอซื้อ* เซ็นชื่อในใบขอซื้อทั้ง 2 ประเภทหรือส่ง Mailตอบกลับแล้วส่งกลับให้พนักงานแผนกจัดซื้อ
*กรณีที่ไม่อนุมัติ *-ส่งพนักงานที่ขอซื้อตรวจสอบให้ถูกต้องอีกครั้ง
### C.การเปิดใบสั่งซื้อสินค้า
7.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- ทำการเปิดใบสั่งซื้อ(PO)ในระบบ Odoo รวบรวมเอกสารส่งให้ผู้อำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อ เซ็นอนุมัติ (ปัจุบันใบสั่งซื้อที่มีเงื่อนไขเรื่องการเบิกเงินสดย่อยเงินทดลอง จะนำเสนอเซ็นในระบบ[ https://dochub.com/](https://dochub.com/))
- พนักงานจัดซื้อส่งใบสั่งซื้อ(PO)ให้กับ Supplier/Sup-Contract ทางแฟกซ์และหรือ E-mail เพื่อให้ Supplier /Sup-Contract ทำการจัดเตรียมสินค้าส่งให้ทันตามกำหนดตามใบสั่งซื้อ(อ้างถึง:วิธีการเปิดใบสั่งซื้อในระบบ Odoo : W-PUD-PU01 )
หมายเหตุ:
1.กรณีที่เปิดใบสั่งซื้อ(ใบPO)สามารถแฟกซ์ / ส่งเมล ใบสั่งซื้อให้กับSupplier/Sub-Contract ได้ก่อนโดยให้หน.แผนกจัดซื้อตรวจสอบใบสั่งซื้อก่อนส่งให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเซ็นอนุมัติ
2.ยกเว้นกรณีหากมีการเปลี่ยนแปลงด้านราคาที่เคยสั่งซื้อหรือเปลี่ยนแปลง Supplier/Sub-Contract ให้นำเสนอผู้อำนาจในการอนุมัติใบสั่งซื้อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ/กรรมการผู้จัดการพิจารณาอีกครั้ง เพื่ออนุมัติก่อนเปิดใบสั่งซื้อโดยให้มีการเปรียบเทียบSupplier/Sub-Contract อย่างน้อย3 รายขึ้นไป(อ้างถึง: ขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่องการคัดเลือก Supplier/Sub-Contract รายใหม่)
3.กรณีที่สั่งซื้อกระจกแปรรูปนอกเหนือจากบริษัทในเครือให้แจ้งผู้มีอำนาจก่อนทุกครั้งที่ทำการสั่งซื้อตามช่องทางการสื่อสารต่างๆ
4.ทุกสิ้นวันให้พนักงานจัดซื้อส่งรายงานใบสั่งซื้อให้กับผู้จัดการฝายจัดซื้อด้วยทุกวัน
### D.การขอตั้งรหัสผลิตภัณฑ์ใหม่และ/หรือขอการแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลเกี่ยวกับSupplier/Sup-Contract
8.พนักงานจัดซื้อ
- จัดทำใบขอใช้บริการที่เกี่ยวกับโปรแกรมฐานข้อมูลทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อสินค้าใหม่เข้ามาเก็บไว้ในสต๊อกเพื่อจำหน่าย(ยกเว้นสินค้าที่ไม่เก็บเป็นสต๊อกให้ใช้รหัสสินค้ากลาง อ้างถึง S-MIS-MI03 การใช้รหัสที่เกี่ยวกับโปรแกรมฐานข้อมูล)
- ขอแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลเกี่ยวกับSupplier/Sup-Contractเช่นการเปลี่ยนแปลงที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ เครดิตเทอมและอื่น ๆ (Formเดียวกัน)
- ส่งให้พนักงานธุรการ MIS ทำการตั้งรหัสสินค้าในระบบ Odoo
### E.การติดตามและทวนสอบผลิตภัณฑ์ที่จัดซื้อและรับเข้าสต็อก
9.พนักงานแผนกจัดซื้อ
- ติดตามการสั่งซื้อจากSupplier/Sub-Contract ตามที่กำหนดในP/Oล่วงหน้าอย่างน้อย 1- 2 วัน โดยสามารถเช็ครายละเอียดๆได้ตามรายงานแผนการรับสินค้า ,รายงานสินค้าค้างรับ,ใบสั่งซื้อสินค้า
- แจ้งทางผู้ขอซื้อให้ทราบถึงกำหนดส่งสินค้าทางวาจา E-mailภายในบริษัทและตามช่องทางการสื่อสารอื่นๆ
หมายเหตุ:
1.ในกรณีที่Supplier/Sup-Contract ส่งมอบสินค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในทุกกรณีให้ลงบันทึก ไว้ในใบสั่งซื้อ(PO)และหรือรายงานสินค้าค้างรับและแจ้งพนักงานผู้ขอซื้อรับทราบ
2.สามารถติดตามสินค้าและดูรายงานสินค้าค้างรับได้ทุกวันตามความเหมาะสม
10.พนักงานจัดซื้อ
- ประสานงานกับพนักงานธุรการคลังสินค้าทุกครั้งเมื่อได้รับการยืนยันการส่งมอบจาก Supplier/Sup-Contract เพื่อให้พนักงานธุรการคลังฯรับใบส่งสินค้าจากSupplier/Sup-Contract ส่งให้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องกับP/Oก่อน
- ทวนสอบรายการผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อตามรายละเอียดในใบสั่งซื้อ(P/O)กับใบส่งสินค้าจากSupplier/Sup-Contractประทับตรายางที่ใช้บันทึกข้อมูลและลงชื่อผู้ตรวจสอบใบส่งสินค้า ส่งให้พนักงานคลังสินค้าดำเนินการต่อไป
*กรณีถูกต้อง* แจ้งพนักงานธุรการคลังสินค้าฯเพื่อดำเนินการต่อตามขั้นตอนถัดไป(อ้างถึง ขั้นตอนการตรวจสอบผลิตภัณฑ์รับเข้า และ การบ่งชี้ อ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการฉีดสีและการจัดเก็บผลิตภัณฑ์\_อลูมิเนียม-ชุดโครงคร่าวฝ้า\_และการชี้บ่ง อ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการเคลื่อนย้าย และการจัดเก็บ
*กรณีไม่ถูกต้อง *มี2กรณี
1.กรณีสินค้าผิดประเภทหรือส่งไม่ครบจำนวนตามใบสั่งซื้อให้พนักงานจัดซื้อแจ้งSupplier/Sub-Contract ทราบเพื่อทำการเปลี่ยนสินค้าหรือส่งมาเพิ่มภายหลังผลิตภัณฑ์(อุปกรณ์)และการชี้บ่งอ้างถึง:วิธีการตรวจรับสินค้าเข้าการเคลื่อนย้ายและการจัดเก็บผลิตภัณฑ์)
2.กรณีผลิตภัณฑ์ไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดโดยได้รับข้อมูลจากพนักงานQC ให้พนักงานจัดซื้อแจ้ง Supplier/Sub-Contract ทราบเพื่อส่งคืนและดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่บริษัทกำหนดไว้(อ้างถึง: ขั้นตอนการปฏิบัติงานเรื่องการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการชี้บ่ง หรือถ้าสินค้าผิดไปจากข้อกำหนดไม่มากพนักงานฝ่ายขายขอรับไปให้ลูกค้าตรวจสอบดูก่อนให้พนักงานQCหมายเหตุไว้ในเอกสารด้วยทุกครั้งเพื่อสอบกลับได้ในกรณีที่ลูกค้าตรวจสอบแล้วไม่ผ่านต้องการเคลมสินค้า
หมายเหตุ: 1.กรณีที่พนักงานคลังสินค้าหรือพนักงานที่ขอซื้อสินค้ามาเพื่อใช้งานไม่อยู่ให้พนักงานที่ได้รับมอบหมายตรวจรับสินค้าแทนหรือพนักงานจัดซื้อเซ็นรับเอกสารแทนหรือเซ็นรับสินค้าแทนได้และให้พนักงานคลังสินค้าหรือพนักงานที่ขอซื้อสินค้าเซ็นชื่อกำกับภายหลัง
2.กรณีที่Supplierมาส่งสินค้าเกินPOและมีจำนวนและหรือ ไม่ได้สั่งซื้อแต่มาส่งสินค้าให้พิจารณาและส่งเรื่องขออนุมัติรับเข้าสต็อกกรณีอนุมัติให้ เปิด POsupport ด้วยทุกครั้ง
3.กรณีที่Supplierมาส่งสินค้าเป็นลังเช่น กระจกพนักงานคลังสินค้าต้องแกะลังเพื่อตรวจสอบสินค้าและแจ้งข้อมูลสินค้าที่เสียหายภายใน 2-3อาทิตย์กับทางแผนกจัดซื้อเพื่อจัดซื้อจะสามารถขอเคลมสินค้าได้ตามรอบของSupplier
11.พนักงานธุรการคลังสินค้า
1.*พนักงานQC*ให้ตรวจสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์อ้างถึง :ขั้นตอนการปฏิบัติงานการตรวจสอบคุณภาพสินค้ารับเข้าและการชี้บ่งP-WLD-QC01
2.*พนักงานChecker*ตรวจรับฯให้ตรงกันระหว่างของจริงกับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอ้างถึง : ขั้นตอนการปฏิบัติงานการรับ การจ่าย เคลื่อนย้ายการจัดเก็บ การรับคืนฯ\:P-WLD-WL01
12.พนักงานจัดซื้อ
- พนักงานจัดซื้อตรวจสอบ เอกสาร และ ข้อมูลในระบบ Odoo เพื่อตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งเอกสารให้ ฝ่ายต่าง ๆ ตามลำดับข้อมูลที่ต้องตรวจสอบได้แก่ ใบส่งของ Supplier/Sub-Contract ,ใบส่งของตรวจสอบลายมือชื่อผู้รับของ,ชื่อที่อยู่Supplierที่ทำรับเข้าเลขที่ใบส่งของ,วันที่,เลขที่ใบกำกับภาษี(ถ้ามี) รหัสสินค้า,รายการสินค้า,สโตร์,จำนวนสินค้า,ใบสั่งซื้อ,ใบรับเข้า,ใบเบิกออก ,จำนวนมูลค่าสินค้า,ส่วนลด,ภาษีมูลค่าเพิ่ม,จำนวนเงินรวม,รหัสสินค้า,ตัดสต๊อก,ไม่ตัดสต๊อก
- รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบส่งของ ๆ Supplier/Sub-Contract ใบรับเข้าสินค้า,ใบเบิกออก, รายงานใบแจ้งหนี้ซื้อ
- ส่งให้หัวหน้าแผนกจัดซื้อผช.ผจก.ฝ่ายจัดซื้อตรวจสอบ
- หลังจากนั้นส่งเอกสารให้พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการต่อไป
### F.การจองเที่ยวส่งเพื่อรับ–สินค้าจากSupplier/ Sup-Contract
13.พนักงานจัดซื้อ
- ตรวจสอบรายงานสินค้าค้างรับใบสั่งซื้อสินค้าที่ครบกำหนดนัดส่งสินค้าจากและ โดยการโทรสอบถามกับและหรือ ได้รับแจ้งจากSupplier/ Sup-Contract ในกรณีที่สินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว เพื่อทำการจองเที่ยวส่ง ในกรณีที่ต้องจองรถเข้าไปรับสินค้าเองและหรือกรณีที่Supplier / Sup-Contract ไม่สามารถมาส่งสินค้าได้
- ดำเนินการจองเที่ยวส่งตามขั้นตอนการของเที่ยวของแผนกจัดส่งลงรายละเอียดให้ครบถ้วน
- ติดตามสอบถามกับพนักงานธุรการจัดส่งถึงเที่ยวที่จองสามารถรับสินค้าได้ตามที่จองหรือไม่
- ในกรณีที่ไม่สามารถไปรับสินค้าได้ซึ่งเกิดจาก เที่ยวจัดส่งสินค้าเต็มให้พนักงานจัดซื้อจองเที่ยวซ้ำอีกครั้งโดยเลื่อนเป็นวันถัดไป
*หมายเหตุ*: 1. ข้อมูลที่พนักงานจัดซื้อต้องระบุในรายการจองเที่ยวส่งแผนกขายมีดังนี้ ชื่อผู้จอง วันที่เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO)สถานที่รับสินค้าและส่งสินค้า ประเภทสินค้าน้ำหนักของสินค้าและรายละเอียดและจำนวนสินค้าที่จะไปรับ
2\. ในกรณีที่ไม่สามารถระบุน้ำหนักของตัวสินค้านั้นๆได้ให้พนักงานธุรการจัดส่งดูรายละเอียดและจำนวนของสินค้าแทนเพื่อใช้ประเมินถึงน้ำหนักที่จะสามารถรับสินค้าได้
3\. ในกรณีที่Supplier/ Sup-Contract กำหนดการรับสินค้าออกไปให้พนักงานจัดซื้อสอบถามถึงกำหนดที่แน่นอนและดำเนินการจองเที่ยวส่งเพื่อไปรับสินค้าใหม่อีกครั้ง
4.กรณีที่รถจัดส่งไปรับสินค้าที่Supplierให้พนักงานจัดซื้อสำเนาPOให้พนักงานจัดส่ง เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการขอเข้าไปรับสินค้าและช่วยตรวจสินค้าเบื้องต้น
### G.การแจ้งขอเปลี่ยน/คืนสินค้ากับSupplier/Sub-Contract
14.พนักงานจัดซื้อ
- ได้รับแจ้งจากทางคลังสินค้า,QC,ฝ่ายขายขอเคลมสินค้า กรณีที่พบข้อผิดพลาดจากSupplier ตรวจสอบข้อมูลทีได้รับแจ้งนำเรื่องแจ้ง Supplierรับทราบก่อนเบื้องต้น
- รับเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน/คืนสินค้า(คลังสินค้า)จากพนักงานธุรการคลังสินค้าตรวจสอบความถูกต้องได้แก่รายการสินค้า จำนวนที่แจ้งเคลมวันที่ขอเคลม รายเซ็นผู้อนุมัติการแจ้งเคลมตรวจสอบเปรียบเทียบข้อมูลที่ซื้อเข้ามาล่าสุดหรือ ล๊อตที่พบความเสียหายเพื่อพิจารณาทำเรื่องขอเคลม Supplier และบันทึกข้อมูลที่ได้ในเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน -คืนสินค้า(ฝ่ายจัดซื้อ)
- นำเอกสารใบแจ้งขอเปลี่ยน-คืนสินค้า(ฝ่ายจัดซื้อ)เสนอผู้มีอำนาจในการอนุมัติสั่งซื้อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้รับมอบอำนาจเพื่อเซ็นอนุมัติ
- รับเอกสารที่ได้รับการอนุมัติแล้วส่งแฟกซ์ หรือ E-mail.ให้Supplier/Sup-Contractเพื่อทำการเปลี่ยนสินค้าหรือลดหนี้ค่าสินค้าต่อไป
- ติดตามผลการเคลมจากSupplier
หมายเหตุ กรณีเคลมเป็นลดหนี้ ให้บันทึกข้อมูล ใน Odoo พร้อมทั้งส่งเรื่องให้ แผนกบัญชีเพื่อทำหักจ่ายตามลำดับ กรณีถ้าเป็นการเคลมเปลี่ยนสินค้า แจ้งพนักงานคลังเพื่อทำรับเข้าสินค้าที่ Supplier เคลมมาให้ใหม่ ส่งรายงานสรุปการเคลมในรอบเดือน ทุกครั้งที่มีส่ง PI ประจำเดือนนั้นๆ
*หมายเหตุ *1. เมื่อได้รับเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน-คืนสินค้า(คลังสินค้า) จากพนักงานธุรการคลังสินค้าพนักงานจัดซื้อสามารถอ้างอิงข้อมูลลายเซ็นในเอกสารนั้นได้ โดยไม่ต้องให้พนักงานคลังสินค้าเซ็นชื่อในเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยน- คืนสินค้า (ฝ่ายจัดซื้อ)อีกครั้ง
2.กรณีที่จัดซื้อพบข้อมูลสินค้าเสียหายจาก NCR/ ใบข้อร้องเรียนโดยวิเคราะห์แล้วว่าเกิดจากสาเหตุจาก Supplierเบื้องต้นสามารถนำข้อมูล ขอเคลมSupplierได้เลยโดยไม่ต้องรอเอกสารใบเคลมจากทางคลังสินค้า
H.การทำลดหนี้ซื้อ/เพิ่มหนี้ซื้อ
15.พนักงานจัดซื้อรับเอกสารใบลดหนี้ /เพิ่มหนี้จาก Supplier/Sup-Contractหรือจากแผนกบัญชีเมื่อSupplierมาวางบิล
-ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับเช่น เลขที่เอกสาร วันที่เอกสารใบลดหนี้ -ใบเพิ่มหนี้ รายการสินค้า ราคา จำนวน และ เปรีบเทียบกับข้อมูลเอกสารการแจ้งขอเปลี่ยนคืนสินค้า (ฝ่ายจัดซื้อ) ที่แจ้งของเคลมหรือ ข้อมูลการสั่งซื้อที่พบข้อผิดพลาด ฯลฯ
-บันทึกรายการลดหนี้ – เพิ่มหนี้(ซื้อ) ลงใน Odoo (อ้างถึง W-PUD-PU05 วิธีการบันทึกใบสำคัญ ใบเพิ่มหนี้(ซื้อ)ใบลดหนี้(ซื้อ)) รวมรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องได้แก่ ใบลดหนี้ – เพิ่มหนี้ (ซื้อ), เอกสารอื่น ๆ ถ้ามี จัดทำรายงานลดหนี้(ซื้อ)/ รายงานเพิ่มหนี้(ซื้อ)ส่งหัวหน้าแผนกจัดซื้อ ตรวจสอบตามลำดับ (อ้างถึง:ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลระบบ Odoo และส่งเอกสารให้พนักงานบัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการต่อไป